'من يشاركون مباشرةً في عملية الطلب يقرّون بأن تكنولوجيا MySales فعّالة حقاً' — أليكسي كروغليكوف
التنبؤ الدقيق بالمبيعات وتحسين المخزون هو مفتاح النجاح في قطاع التجزئة. تدعم تكنولوجيا MySales المبتكرة في هذه المهمة السلسلة الغذائية الرائدة في أوكرانيا، Eko Market (eko.com.ua). وهي مطبّقة حالياً في جميع متاجر السلسلة لواحدة من أصعب مجموعات المنتجات في التخطيط: المنتجات الطازجة. في المستقبل القريب، مخطط توسيع تكنولوجيا MySales لتشمل جميع مجموعات المنتجات المتوفرة في متاجر Eko Market.
شارك أليكسي كروغليكوف (رئيس إدارة المخزون) وسيرغي بريتيكين (المدير التقني للمعلومات) من Eko Market انطباعاتهما حول MySales وذكرا الخطط المستقبلية لسلسلة التجزئة.
أليكسي كروغليكوف****ما كان دافعكم الرئيسي وراء تطبيق MySales؟ ما كانت توقعاتكم قبل بدء المشروع، وإلى أي مدى تحققت؟
كان هدفنا الرئيسي تقليص ما يُسمى "المبيعات المفقودة". بسبب التنبؤ شبه الأمثل بالمبيعات الذي أفضى إلى قرارات خاطئة في مجال الطلبات، واجهنا مشكلة في ضمان توفر المنتجات المطلوبة في متاجرنا. كنا نبحث عن حل لتلك المشكلة لا يؤدي إلى تراكم المخزون، وهو إشكالية تتحد بشكل خاص بالنسبة للمنتجات ذات العمر الافتراضي القصير.
ما كانت KPIs الخاصة بكم؟
أولاً، تقليص أخطاء التنبؤ التي أفضت إلى قرارات طلبات خاطئة. الأتمتة ضرورية لأن كثيراً من الأخطاء كانت ناجمة عن أخطاء بشرية، مثل الإهمال الناتج عن التسرع. أردنا أن تُقدَّم الطلبات استناداً إلى توقعات مبيعات مؤتمتة بالكامل. في الوقت ذاته، من المهم لنا أن النظام يُتيح تحليلاً تفصيلياً للتوقع وتوصية الطلب. ثانياً، نبذل قصارى جهدنا لعزل موظفينا عن العمل المتكرر وخلق البيئة التي يمكنهم فيها النمو في مجالات لا يمكن أتمتتها.
وأخيراً لكن ليس آخراً، هدفنا تحسين جودة الخدمة المقدمة لعملائنا. هذا هو المؤشر الرئيسي لنجاح الشركة.
ثالثاً، ركّزنا على تحسين جودة الخدمة لعملائنا. هذا هو المؤشر الرئيسي لنجاح شركتنا.
أتاحت لنا MySales تحقيق هذه الأهداف. إنها بالتأكيد توفر وقت موظفينا. تأخذ تكنولوجيا التنبؤ لديها في الاعتبار عدداً كبيراً من العوامل كالموسمية والطقس والمؤشرات الاقتصادية الكلية وأسعار الصرف وغيرها. لا يستطيع أي إنسان مراعاة كل ذلك في التوقع اليدوي. على سبيل المثال، كلما اشتد الصيف حرارةً، ازداد نمو مبيعات المثلجات والمياه. إذا ارتفعت درجة الحرارة خارجاً فوق 30 درجة مئوية، قد تتضاعف المبيعات عشرة أضعاف. من الصعب بشكل مذهل على الإنسان حساب هذه العلاقة بدقة، بينما يبنيها النظام فوراً. أجرينا التطبيق التجريبي على البضائع الطازجة وهي أصعب مجموعة منتجات في التنبؤ. أنجزت MySales عملاً رائعاً في تحسين توقعات المبيعات وتحسين مستويات المخزون في مستودعاتنا.
كيف تصفون نظام الطلبات الآلية في MySales؟
الطلبات الآلية مبنية على عدة معايير رئيسية. المعيار الرئيسي هو توقع المبيعات المبني بواسطة MySales. المعيار الثاني هو المخزون الاحتياطي الذي تحسبه MySales أيضاً. نحن مسؤولون عن إعداد جدول مواعيد التسليم، استناداً إليه يُحسب عدد الأيام التي نُقدّم لها الطلب. المعيار الأخير هو الحد الأدنى من مستوى المخزون المرغوب الاحتفاظ به للعرض في المتاجر - ويُسمى أيضاً مخزون العرض.
هل يمكنكم وصف مثال على كيفية عملكم مع MySales؟
نعم، لنستخدم الحليب كمثال نوضح فيه كيفية عمل الطلبات الآلية في MySales. مورد الحليب يسلّم البضائع لمتاجر معينة. كل وحدة تسليم تحتوي على كمية معينة من المنتجات. تردد التسليم عادةً ثلاث أو خمس أو سبع مرات في الأسبوع، بحسب المنطقة والمتجر. تردد تسليمات الحليب مرتفع جداً، أي يمكن تكوين الطلبات شبه يومياً. في MySales، حددنا الحد الأدنى من المخزون لكل SKU، محدداً بجدول التسليم وتوقع المبيعات. نأخذ أيضاً في الاعتبار التكلفة الإضافية والمخزون الاحتياطي لعدد معين من الأيام. بعد ذلك نطرح المخزون الحالي ونطرح فترة عبور البضائع وكنتيجة نحصل على احتياجنا الصافي. هذه العملية بأكملها مؤتمتة في MySales. يستطيع فريقنا المركزي والمتاجر معاً الاطلاع على الطلب الموصى به من النظام في أي وقت. إذا لزم الأمر يمكننا دائماً إجراء تغييرات على الطلب وإخبار المورد. حالياً يُرسل الطلب إلى المورد بعد تأكيد موظفينا، لكن في المستقبل القريب مخطط الانتقال إلى سير عمل مؤتمت بالكامل.
كم مرة تحتاجون إلى تعديل التوقعات وتوصيات الطلبات المقدمة من MySales؟
استناداً إلى نتائج الثلاثة أشهر التي عملنا فيها بالفعل مع منتج MySales، تلقينا عدداً صغيراً جداً من التعديلات من المتاجر. أسباب التعديلات مرتبطة أساساً بأنه في الوقت الراهن المتجر نفسه فقط يمكنه تتبع، مثلاً، التوفر الفعلي للبضائع في المتجر، لذا لا تزال ثمة إمكانية إجراء تعديلات يدوية في الوقت الراهن.
أي مجموعات المنتجات استفادت اقتصادياً أكثر من تطبيق MySales؟
لوحظ أكبر تأثير على البضائع ذات العمر الافتراضي الطويل، من شهر إلى شهرين. لا توجد تقريباً حاجة للتدخل اليدوي. يمكن تحقيق الأمر ذاته للبضائع ذات العمر الافتراضي الأقصر إذا أدخلنا التجميع وعلامات RFID. المستقبل مشرق!
كيف تعامل موظفوكم مع هذا الابتكار؟
بصراحة، كانت هناك ردود فعل مختلفة. بالطبع تحمّس بعض أعضاء الفريق للابتكار. عادةً الشباب. كان بعض الموظفين متشككاً إلى حدٍّ ما، لكننا لم نصادف أي معارضة صريحة. الخلاصة الرئيسية التي أودّ مشاركتها هي أن من يشاركون مباشرةً في عملية الطلب يعتبرون MySales فعّالة وموفرة لوقتهم. فهي تتيح لهم حقاً تخصيص موارد أكبر للمهام الإبداعية التي تتطلب لمسة إنسانية. وفقاً لتحليلنا، يخصص الموظفون وقتاً أقل بكثير لعملية الطلب مع تحسّن جودة الطلبات. بالنسبة للمتاجر ذات التشكيلة المتوازنة والكادر الكفء، تساعد MySales بشكل شبه غير محسوس على تحقيق نتائج ممتازة على مستوى المتجر.
كيف أثّر تطبيق نظام MySales على توفر البضائع في متاجر سلسلتكم؟
فيما يخص توفر البضائع، نرى بالفعل تحسناً، غير أن الوقت لا يزال مبكراً للحديث عنه بعمق أكبر. لقد استخدمنا النظام لثلاثة أشهر فقط. النقطة الرئيسية التي أودّ الإشارة إليها هي أن وقت معالجة الطلبات قد انخفض بمقدار 2-3 مرات. أعتبره نجاحاً هائلاً! نرى أيضاً تحسناً في مؤشرات نوعية معينة، كعرض البضائع ومظهرها ودقة المعلومات عن الخصومات والعروض الترويجية. كما ذكرت، التنبؤ في MySales يعمل حالياً على قطاع المنتجات الطازجة فقط. نسير خطوة بخطوة، لكن نخطط في نهاية المطاف لنشره على جميع فئات المنتجات.
هل اخترتم عمداً إحدى أصعب مجموعات المنتجات في التنبؤ للاختبار؟
نعم، بالتأكيد. نحن في الواقع متفاجئون بشكل سعيد من جودة التنبؤ. دقة توقعات MySales أعلى بكثير من أي نظام تنبؤ آخر عملت معه. أحد الأسباب الشائعة لفشل تنبؤاتنا في الماضي كان عدم القدرة على قياس تأثير السعر على المبيعات بدقة. على عكس الأنظمة، لا يتمكن البشر دائماً من إعادة حساب التوقعات بعد تغيير السعر. إنها ميزة كبيرة لـ MySales أنها تفعل ذلك تلقائياً. نرى بالفعل انخفاضاً ملحوظاً في المبيعات المفقودة والمخزون الزائد الذي أدى إلى شطب الطعام المهدر وضعف التدفق النقدي.
ما خططكم للمستقبل؟
نخطط لتطبيق تنبؤ MySales على جميع مجموعات المنتجات. في الوقت الراهن هو مفعّل في 105 متاجر في مجموعة المنتجات الطازجة. بالإضافة إلى ذلك، نخطط لإنشاء ما يُسمى منطقة عمل آلية تُتيح لموظفينا رؤية جميع التحليلات على: حركة البضائع، والمبيعات، والشطب، والمرتجعات، والإيصالات، والسعر وغيرها. البيانات الخاطئة أحياناً هي سبب قرارات الطلبات الخاطئة اليوم. لاحقاً، نريد صياغة صيغة طلب مرنة يمكن تعديلها لتناسب احتياجات فئات المنتجات المختلفة. سيُتيح ذلك الحفاظ على منطق طلب معزول لمنتجات مختلفة. وأبعد من ذلك، نهدف إلى بناء وحدات للتحكم في الطلبات وعمليات أخرى.
بعد توسيع نطاق MySales عبر شبكة متاجرنا وإضافة تحسينات تراكمية، ستزداد بالتأكيد الفائدة التي نحصل عليها من هذه التكنولوجيا. وفق تقديري، نرى الآن 5% فقط مما يمكن تحقيقه من إجمالي التحسين بفضل هذه الأداة. أنا واثق من ذلك. بمجرد إثبات في شركتنا أن التوقعات الآلية يمكن الوثوق بها، سنواصل التقدم. لا تزال هناك مساحة كبيرة للنمو. وإذا نفّذنا ذلك بشكل جيد، قد تكون التأثيرات مذهلة!
سيرغي بريتيكين****حدثنا باختصار عن نفسك.
عملت في مجال تقنية المعلومات لمدة 15 عاماً منها 12 عاماً في التجزئة: يمكن القول إنني أعرفه من الداخل والخارج. أُنظّم عملي بحيث يذهب 40% من وقتي لإدارة عمليات تقنية المعلومات ويُحجز الـ 60% المتبقية لدعم الأبحاث وخلق بيئة مواتية لمبادرات الأعمال الجديدة المرتبطة بالتكنولوجيا.
كيف بدأ المشروع مع MySales؟
بدأ المشروع بعرض تقديمي للمنتج من مبتكره أليكسي إيفاسيوك لإدارة شركتنا. نظام التنبؤ من MySales، في رأينا، مبتكر جداً. وافقت إدارتنا عليه ودعمت تطبيقه.
ما المراحل الرئيسية لتطبيق MySales؟
قبل بدء المشروع، كان علينا وضع منطق إدارة جداول التسليم. هذا سير عمل معقد نسبياً، نظراً لتغيّره المتكرر في سلسلة التجزئة لدينا. بعد ذلك، كنا بحاجة إلى إجراء تكامل مع MySales. لم تكن هناك صعوبات وسار بسرعة. أسبوع ونصف مع الأخذ في الاعتبار جميع أعمال التطوير. نخطط للاستثمار أكثر في هذا التكامل، لكنه يعمل بثبات بالفعل ولا توجد مشكلات عملياً. لم تكن هناك حاجة لتوظيف كادر إضافي، تمكنّا من تنفيذه بمواردنا الخاصة.
ما الذي تحقق بالفعل وما التوقعات الإضافية من MySales؟
هذه الأتمتة لعمليات الأعمال تهدف إلى تخفيض تكاليف التشغيل. هدفنا تحسين جودة العمل دون زيادة عدد الموظفين. نريد إعفاء موظفينا من العمل المتكرر والروتيني لكي يتمكنوا من التركيز على تحسين كفاءة المبيعات وجودة الخدمة المقدمة لعملائنا. نعمل باستمرار على تحسين مهارات كادرنا ونسعى للاحتفاظ بأكثر الأعضاء كفاءة.
ساعدتنا MySales على حل ثلاث مشكلات رئيسية بسرعة. أولاً، تقليص الأخطاء البشرية. ثانياً، تحسين إنتاجية الكادر عبر توسيع خبرتهم. وأخيراً، تخفيض التداعيات التجارية السلبية للأخطاء البشرية. نتوقع رؤية انخفاض في عمليات شطب الطعام المهدر نتيجة تحسّن عملية الطلب. لا يزال الوقت مبكراً للقول، لكننا نرى بالفعل أن من يشاركون في عملية الطلب يخصصون وقتاً أقل بكثير لها. نتوقع رؤية نتائج أفضل لمجموعات المنتجات الأخرى.
المصدر الأصلي (بالروسية): https://medium.com/mysales-labs/%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-mysales-labs-%D0%B2-%D1%8D%D0%BA%D0%BE-%D0%BC%D0%B0%D1%80%D0%BA%D0%B5%D1%82%D0%B5-eec0a50e82fd