يتشارك أليكسي غريشين، رئيس قسم اللوجستيات في Good Wine، انطباعاته حول تطبيق MySales في المتجر الرئيسي في شارع ميتشنيكوفا في كييف.
منذ متى تعملون مع MySales Labs؟
أطلقنا في أبريل-مايو من العام الماضي (2015) ونخطط لمواصلة استخدام MySales.
كيف تُستخدم MySales في شركتكم؟
جميع الطلبات تتم عبر MySales بشكل تلقائي. النظام مطبّق على السحابة ويمكننا الوصول إلى لوحة التحليلات. إذا شككنا في التوقع، يمكننا الدخول إلى اللوحة وفهم لماذا أُنتج بهذه الطريقة. يمكننا أيضاً تعديل التوقع بتعيين متنبئات متنوعة نعتبرها ذات صلة. يعتمد النظام على مبيعات الفترات الماضية. إذا كان المنتج جديداً، يعتمد على منتجات مماثلة موجودة في النظام. بشكل عام، نُجري تعديلات يدوية في مناسبات نادرة جداً.
كم مرة في الواقع تحتاجون إلى الدخول إلى النظام وتصحيح شيء ما؟
عادةً لا أكثر من مرة في الشهر. تتيح لوحة MySales الاطلاع على التوقع بالتفصيل، لكننا بالأساس نفعل كل شيء في نظام ERP الخاص بنا المتكامل مع MySales. كل شيء مؤتمت ومريح.
من المسؤول عن ذلك؟
متخصص اللوجستيات لدينا الذي تقع على عاتقه مسؤولية تجديد مخزون المتجر. تُشحن البضائع من مستودعاتنا الخاصة ومزودي المشروبات الكحولية وغير الكحولية.
حتى الآن، لم نطبّق MySales بعدُ لتجديد مخزون المتاجر من موردي الحليب والبقالة ومنتجات اللحوم المحليين.
ما السبب؟
مرتبط بالعامل البشري. لا يعمل بعد لأن كثيراً من الأشخاص يشاركون في التخطيط، وأرى أن هذا غير فعّال. هذا العام قررنا أننا سنحاول دمج وضبط العمليات لـ MySales: تحديداً من يوم الاثنين، يأتي إليّ متخصص سيكون عليه مركزياً تقديم هذه الطلبات. نعم، قد تكون هناك أخطاء، إذ هذه مجموعة بضائع جديدة لحساب الطلبات. لكن MySales لديها نظام متنبئات بحيث أعتقد أنه يمكن ضبط كل شيء بشكل صحيح. من المحتمل أن يكون من الأجدر البدء بمخزون أمان مناسب، بما أننا بدأنا العام الماضي، وسنُطلقه تدريجياً ونثق بالنظام أكثر. والشخص الذي سيتولى ذلك سيراقب بالطبع كل تسليم ورصيد.
كيف تتعاملون مع المخزون الاحتياطي؟
سأقول إننا نُفرط في التخزين بوعي حالياً. في السابق كان يساوي وحدة واحدة، أي 100% من عرض البضائع في القاعة. الآن، بعد رؤية كيفية عمل النظام، انخفض مخزوننا الاحتياطي لبعض العناصر، مثل الكحول القوي، منذ فترة قريبة إلى 25% من العرض في القاعة (خُفّض المخزون الاحتياطي بنسبة 75%). بالنسبة لجميع المواضع الأخرى، ساعدتنا MySales على تخفيض الفائض في المخزون بنسبة 50%.
تشكيلتنا تتنامى وعدد المقالات يتزايد. المستودع ليس بلا حدود، ولذا مع زيادة عدد المقالات من الضروري تخفيض مخزون البضائع الموجودة. بدأنا العمل على ذلك منذ العام الماضي: تخفيض المخزون الاحتياطي بنسبة 25%، أي أصبحت التغطية 75% - ولم نشعر بهذا الانخفاض إطلاقاً. الآن نواصل التخفيض أكثر ولا نرى خسائر بعدُ. من الأمثل التخلي عن المخزون الاحتياطي كلياً وترك التنبؤ بالكامل لـ MySales. لكن هنا ثمة قلق من ارتفاع مفاجئ في المبيعات لا يمكن التنبؤ به: حين يأتي شخص ويقول: "أعطني ثلاثة صناديق من هذا النبيذ"، وعندنا حرفياً 12 زجاجة على الأرفف (الصندوق 12 زجاجة). لذا نخشى أن الكمية لن تكفي. لكن في الوقت الراهن عندنا ما يكفي. النظام يحلل ويستند إلى مبيعات الفترات الماضية والموسمية وغيرها ويحتفظ بمخزون معين.
هل صعب مراقبة عدد هائل من SKUs؟
تحدٍّ حقيقي. لدينا 7,000 مقال ومتجران، لكن شخص واحد يتولى إدارتهما. حتى لو ازداد عدد المتاجر، نخطط للاستمرار في الإدارة بشخص واحد فقط. النظام قابل للتوسع بشكل كبير. عملياً، يخصص متخصص اللوجستيات نحو 2-3 ساعات يومياً لحسابات الطلبات.
طريقة هيكلة عملنا هي أننا في الساعة 4 مساءً نطّلع على مبيعات اليوم والتسليمات المخططة للغد. أي أنه خلال الليل يُجمع كل هذا وفي الساعة 5 صباحاً تُحمَّل السيارة بطلب لمركز التوزيع. وكنتيجة، في 12 ساعة نتمكن من تقديم الطلبات ومعالجتها وإرسالها إلى المستودع، والمستودع يجمعها وفي الساعة 6 صباحاً السيارة موجودة بالفعل مع البضائع في المتجر.
كم مرة تحدث أخطاء في الطلبات؟
سأحكي لك قصة من أمس. تواصل المستودع وهو يجهز التسليم لمتجرنا في ميتشنيكوف. الفارزون يرون بصرياً أن هناك فائضاً في مخزون بعض المواضع. نظروا في مبيعات مؤخراً - 4 وحدات في الأسبوع، وفي المستودع 50 وحدة. السؤال يذهب إلى متخصص اللوجستيات. "لماذا؟". الافتراض الأول خطأ في النظام. بعد الفحص، تبيّن أننا جلبنا كل هذا الفائض عن طريق التحكم اليدوي. مرة أخرى تأكدنا أنه لا توجد أخطاء في النظام. الأخطاء تحدث فقط حين يتدخل الناس في النظام (يضحك :)). هذا هو الحال: إذا لم يتدخل أحد في توقع النظام، كل شيء على ما يرام. الناس مهتمون بالعمل الإبداعي لا بالحسابات الروتينية.