'Quienes están directamente involucrados en el proceso de pedidos reconocen que la tecnología MySales es realmente efectiva' — Alexey Kruglikov

Predecir con precisión las ventas y optimizar el inventario es la clave del éxito en el segmento minorista. La innovadora tecnología MySales apoya en esta misión a la cadena de supermercados líder en Ucrania, Eko Market (eko.com.ua). Actualmente está implementada en todas las tiendas de la cadena para uno de los grupos de productos más difíciles de planificar: los frescos. En un futuro próximo, se planea extender la tecnología MySales a todos los grupos de productos disponibles en las tiendas de Eko Market.

Alexey Kruglikov (Director de Gestión de Inventario) y Sergey Pritykin (CIO) de Eko Market compartieron con nosotros sus impresiones sobre MySales y mencionaron los planes futuros de la cadena minorista.

Alexey Kruglikov**¿Cuál fue su principal motivación para implementar MySales? ¿Cuáles eran sus expectativas antes del inicio del proyecto y en qué medida se cumplieron?**

Nuestro objetivo principal era minimizar las llamadas "ventas perdidas". Debido a una previsión de ventas subóptima que llevaba a malas decisiones en el área de pedidos, teníamos problemas para asegurar la presencia de los productos demandados en nuestras tiendas. Buscábamos una solución a ese problema que no condujera al sobrestock, siendo esto un problema especialmente grave para los productos con corta vida útil.

¿Cuáles eran sus KPIs?

En primer lugar, minimizar los errores de previsión que llevaban a decisiones de pedido incorrectas. Automatizar el proceso es crucial, ya que muchos errores eran causados por fallos humanos, por ejemplo, negligencia debida a las prisas. Queríamos que los pedidos se realizaran basándose en previsiones de ventas totalmente automatizadas. Al mismo tiempo, es importante para nosotros que el sistema nos permita analizar en detalle la previsión y la recomendación de pedido. En segundo lugar, hacemos todo lo posible por aislar a nuestros empleados del trabajo repetitivo y crear un entorno en el que puedan crecer en áreas que no pueden automatizarse.

Por último, pero no menos importante, nos enfocamos en mejorar la calidad del servicio para nuestros clientes. Este es el principal indicador del éxito de nuestra empresa.

En tercer lugar, nos enfocamos en mejorar la calidad del servicio para nuestros clientes. Este es el principal indicador del éxito de nuestra empresa.

MySales nos permitió alcanzar estos objetivos. Definitivamente ahorra el tiempo de nuestros empleados. Su tecnología de previsión tiene en cuenta una multitud de factores como la estacionalidad, el clima, los indicadores macroeconómicos, los tipos de cambio y más. Ningún ser humano puede tenerlos en cuenta en una previsión manual. Por ejemplo, cuanto más caluroso es el verano, mayor es el crecimiento en las ventas de helados o agua. Si la temperatura exterior sube a más de 30 grados Celsius, las ventas pueden aumentar incluso diez veces. Es increíblemente difícil para una persona calcular esta relación con precisión, mientras que el sistema la construye al instante. Realizamos la implementación piloto en productos frescos, que son el grupo de productos más difícil de pronosticar. MySales hizo un excelente trabajo mejorando las previsiones de ventas y optimizando los niveles de stock en nuestros almacenes.

¿Cómo describiría el sistema de pedidos automáticos de MySales?

Los pedidos automáticos se basan en varios parámetros clave. El parámetro principal es la previsión de ventas elaborada por MySales. El segundo parámetro es el stock de seguridad, que también es calculado por MySales. Nosotros somos responsables de preparar el calendario de fechas de entrega, a partir del cual se calcula el número de días para el que realizamos un pedido. El parámetro final es el nivel mínimo de stock que se desea tener disponible para fines de exposición en las tiendas, también llamado stock de presentación.

¿Podría describir un ejemplo de cómo trabajan con MySales?

Sí, usemos la leche como ejemplo para mostrar cómo funciona el pedido automático de MySales. El proveedor de leche entrega los productos a determinadas tiendas. Cada paquete entregado contiene una determinada cantidad de productos. La frecuencia de entrega es generalmente de tres, cinco o siete veces por semana, dependiendo de la región y la tienda. La frecuencia de las entregas de leche es bastante alta, es decir, los pedidos pueden formarse casi a diario. En MySales, prescribimos el inventario mínimo para cada SKU, determinado por el calendario de entregas y la previsión de ventas. También tenemos en cuenta el costo adicional y el stock de seguridad para un determinado número de días. Después restamos el stock actual, restamos el período de tránsito de los bienes y como resultado obtenemos nuestra necesidad neta. Todo este proceso está automatizado en MySales. Tanto nuestro equipo central como las tiendas pueden revisar el pedido recomendado por el sistema en cualquier momento. Si es necesario, siempre podemos realizar cambios en el pedido e informar al proveedor. Actualmente, el pedido se envía al proveedor tras la confirmación de nuestro empleado, pero en un futuro próximo se planea pasar a un flujo de trabajo completamente automatizado.

¿Con qué frecuencia necesitan modificar las previsiones y las recomendaciones de pedido proporcionadas por MySales?

Basándonos en los resultados de los 3 meses que ya llevamos trabajando con el producto MySales, recibimos un número muy pequeño de ajustes por parte de las tiendas. Las razones de las ediciones están principalmente relacionadas con el hecho de que, en este momento, solo la propia tienda puede rastrear, por ejemplo, la disponibilidad real de los productos en la tienda, por lo que por ahora todavía es posible realizar ajustes manuales.

¿Qué grupos de productos se han beneficiado más económicamente de la implementación de MySales?

El mayor impacto se observó en los productos con una larga vida útil, de 1-2 meses. Prácticamente no hay necesidad de intervención manual. Lo mismo puede lograrse para los productos con una vida útil más corta si introducimos el procesamiento por lotes y etiquetas RFID. ¡El futuro es prometedor!

¿Cómo reaccionaron sus empleados ante esta innovación?

Francamente, hubo reacciones diversas. Por supuesto, algunos miembros del equipo acogieron la innovación con entusiasmo. Típicamente los más jóvenes. Una parte de los empleados fue más bien escéptica, pero no encontramos ninguna oposición abierta. La principal conclusión que me gustaría compartir es que quienes están directamente involucrados en el proceso de pedidos consideran que MySales es efectivo y les ahorra tiempo. Realmente les permite dedicar más recursos a tareas más creativas que requieren el toque humano. Según nuestro análisis, los empleados dedican significativamente menos tiempo al proceso de pedidos con una calidad de pedido mejorada. Para las tiendas con un surtido equilibrado y personal eficiente, MySales ayuda de manera casi imperceptible a alcanzar excelentes resultados a nivel de tienda.

¿Cómo afectó la implementación del sistema MySales a la disponibilidad de productos en las tiendas de su cadena?

Con respecto a la disponibilidad de productos, ya podemos ver mejoras, aunque todavía es demasiado pronto para hablar de ello con mayor profundidad. Llevamos solo tres meses usando el sistema. El punto principal que me gustaría destacar es que el tiempo de procesamiento de pedidos se ha reducido entre 2 y 3 veces. ¡Lo considero un gran éxito! También vemos mejoras en ciertos indicadores cualitativos, como la exposición de los productos, su presentación y la precisión de la información sobre descuentos y promociones. Como mencioné, la previsión de MySales actualmente solo funciona en el segmento de productos frescos. Vamos paso a paso, pero en última instancia planeamos desplegarlo en todas las categorías de productos.

¿Eligieron deliberadamente uno de los grupos de productos más difíciles de pronosticar para las pruebas?

Sí, definitivamente. De hecho, estamos gratamente sorprendidos con la calidad de la previsión. La precisión de las previsiones de MySales es mucho mayor que la de cualquier otro sistema de previsión con el que haya trabajado. Una de las razones comunes por las que nuestras previsiones fallaban en el pasado era la incapacidad de medir con precisión el impacto del precio en las ventas. A diferencia de los sistemas, los humanos no siempre logran recalcular las previsiones tras un cambio de precio. Es una gran ventaja de MySales que lo hace automáticamente. Ya vemos una reducción significativa en las ventas perdidas y el exceso de inventario que conducía a bajas por merma de alimentos y un flujo de caja deficiente.

¿Cuáles son sus planes para el futuro?

Planeamos implementar la previsión de MySales para todos los grupos de productos. En este momento está activa en 105 tiendas en el grupo de productos frescos. Además, planeamos crear el llamado área de trabajo automatizada, que permitiría a nuestros empleados ver toda la analítica sobre: movimiento de bienes, ventas, bajas por merma, devoluciones, recibos, precios, etc. Los datos incorrectos son a veces la razón de las decisiones de pedido incorrectas en la actualidad. Además, queremos formular una fórmula de pedido flexible que pueda ajustarse para adaptarse a las necesidades de las distintas categorías de productos. Eso nos permitirá mantener la lógica de pedido aislada para diferentes productos. Incluso más adelante, aspiramos a crear módulos para controlar pedidos y otros procesos.

Tras escalar MySales en toda nuestra red de tiendas y añadir mejoras incrementales, el beneficio que obtenemos de esta tecnología definitivamente aumentará. Según mi estimación, apenas ahora estamos viendo el 5% de lo que puede lograrse en términos de optimización total gracias a esta herramienta. Estoy bastante seguro de eso. En cuanto demostremos en nuestra empresa que las previsiones automatizadas son de fiar, seguiremos avanzando. Todavía hay mucho margen de crecimiento. Y si lo ejecutamos bien, ¡los efectos pueden ser increíbles!

Sergey Pritykin****Cuéntenos brevemente sobre usted.

Llevo 15 años trabajando en el campo de TI, de los cuales 12 años en el comercio minorista: podría decirse que lo conozco de pe a pa. Estructuro mi trabajo de modo que el 40% de mi tiempo vaya a gestionar las operaciones de TI y el 60% restante esté reservado para apoyar la investigación y crear condiciones para nuevas iniciativas empresariales relacionadas con la tecnología.

¿Cómo comenzó el proyecto con MySales?

El proyecto comenzó con una demostración del producto por parte de su creador, Alexei Ivasyuk, a la dirección de nuestra empresa. El sistema de previsión MySales, en nuestra opinión, es muy innovador. Nuestra dirección lo aprobó y apoyó la implementación.

¿Cuáles son las etapas principales de la implementación de MySales?

Antes de iniciar el proyecto, tuvimos que desarrollar la lógica para la gestión de los calendarios de entrega. Es un flujo de trabajo bastante complicado, dado que en nuestra cadena minorista se cambia con frecuencia. Después necesitamos hacer una integración con MySales. No hubo dificultades y fue rápido. Una semana y media teniendo en cuenta todo el trabajo de desarrollo. Planeamos invertir más en esta integración, sin embargo ya funciona de manera estable y básicamente no hay problemas con ella. No fue necesario contratar personal adicional, lo gestionamos con nuestros propios recursos.

¿Qué se ha logrado ya y cuáles son las expectativas futuras de MySales?

Esta automatización de procesos de negocio está orientada a reducir los costos operativos. Nuestro objetivo es mejorar la calidad del trabajo sin aumentar el número de personal. Queremos liberar a nuestros empleados del trabajo monótono y rutinario para que puedan enfocarse en mejorar la eficiencia de las ventas y la calidad del servicio para nuestros clientes. Trabajamos constantemente en mejorar las habilidades de nuestro personal y nos esforzamos por retener a los miembros del equipo más calificados.

MySales nos ayudó a resolver rápidamente tres problemas principales. En primer lugar, minimizar los errores humanos. En segundo lugar, mejorar la productividad del personal ampliando su experiencia. Por último, reducir las repercusiones negativas en el negocio de los errores humanos. Esperamos ver una disminución de las bajas por merma de alimentos gracias a la mejora en el proceso de pedidos. Es pronto para afirmarlo, pero ya podemos ver que las personas involucradas en el proceso de pedidos dedican mucho menos tiempo a ello. Esperamos ver resultados aún mejores para los demás grupos de productos.

Fuente original (RU): https://medium.com/mysales-labs/%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-mysales-labs-%D0%B2-%D1%8D%D0%BA%D0%BE-%D0%BC%D0%B0%D1%80%D0%BA%D0%B5%D1%82%D0%B5-eec0a50e82fd