Aleksey Grishin, Director de Logística de Good Wine, comparte sus impresiones sobre la implementación de MySales en la tienda insignia de la calle Mechnikova en Kiev.
¿Cuánto tiempo llevan trabajando con MySales Labs?
Lanzamos en abril-mayo del año pasado (2015) y planeamos seguir usando MySales.
¿Cómo se utiliza MySales en su empresa?
Todos los pedidos se realizan a través de MySales de forma automática. El sistema está implementado en la nube y podemos acceder a su panel de analítica. Si tenemos dudas sobre la previsión, podemos entrar al panel y entender por qué se produjo de esa manera. También podemos modificar la previsión estableciendo varios predictores que consideramos relevantes. El sistema se basa en las ventas de períodos pasados. Si el producto es nuevo, se basa en productos similares que ya están en el sistema. En general, realizamos correcciones manuales en ocasiones muy raras.
¿Con qué frecuencia necesitan ir al sistema a corregir algo?
Normalmente no más de una vez al mes. El panel de MySales permite revisar la previsión en detalle, pero básicamente hacemos todo en nuestro ERP integrado con MySales. Todo está automatizado y es cómodo.
¿Quién se encarga de ello?
Nuestro especialista en logística, cuya responsabilidad es la reposición de la tienda. Los productos se envían desde nuestros propios almacenes y de proveedores tanto de bebidas alcohólicas como no alcohólicas.
Hasta el momento, aún no hemos implementado MySales para reponer las tiendas con proveedores locales de leche, comestibles y productos cárnicos.
¿Cuál es el motivo?
Está relacionado con el factor humano. Todavía no funciona porque hay mucha gente involucrada en la planificación, y puedo ver que esto no es eficaz. Este año decidimos que intentaremos combinar y ajustar los procesos para MySales: literalmente desde el lunes viene a trabajar conmigo un especialista que tendrá que realizar estos pedidos de manera centralizada. Sí, puede haber errores, ya que este es un nuevo grupo de productos para el cálculo de pedidos. Pero MySales tiene un sistema de predictores tal que, creo, se podrá configurar todo correctamente. Probablemente valga la pena empezar con un stock de seguridad firme, ya que comenzamos el año pasado, e iremos liberándolo gradualmente y confiando más en el sistema. Y la persona que se encargue de esto, por supuesto, monitoreará cada entrega y saldo.
¿Cómo gestionan el stock de seguridad?
Diré que ahora somos conscientes de que tenemos exceso de stock. Antes era igual a una unidad, es decir, el 100% del producto expuesto en la sala. Ahora, viendo cómo funciona el sistema, nuestros stocks de seguridad para algunos artículos, por ejemplo, para los licores fuertes, han disminuido recientemente al 25% del producto expuesto en la sala (el stock de seguridad se redujo en un 75%). Para todas las demás posiciones, MySales nos ayudó a reducir el sobrestock en un 50%.
Nuestro surtido está creciendo, el número de artículos está aumentando. El almacén no es ilimitado, y por lo tanto, con el aumento del número de artículos, es necesario reducir el stock de los productos existentes. Empezamos desde el año pasado: reducción del stock de seguridad en un 25%, es decir, la cobertura pasó a ser del 75% — y no notamos en absoluto esa disminución. Ahora continuamos reduciendo más y aún no vemos pérdidas. Idealmente, deberíamos prescindir del stock de seguridad por completo y dejar la previsión totalmente a MySales. Pero aquí hay cierto temor a los picos de ventas impredecibles: cuando una persona llega y dice: "Dame tres cajas de este vino", y nosotros tenemos literalmente 12 botellas en las estanterías (una caja de 12 botellas). Por eso tememos que no sea suficiente. Pero por ahora, tenemos suficiente. El sistema analiza, se basa en las ventas de períodos pasados, la estacionalidad, etc. y mantiene un determinado stock.
¿Es difícil monitorear un gran número de SKUs?
Es un desafío. Tenemos 7.000 artículos y 2 tiendas, pero una sola persona los gestiona. Si el número de tiendas aumenta, planeamos seguir gestionándolo con una sola persona. El sistema es altamente escalable. En la práctica, el especialista en logística dedica unas 2-3 horas al día a los cálculos de pedidos.
La forma en que estructuramos nuestro trabajo es que a las 4 de la tarde revisamos las ventas del día y las entregas previstas para mañana. Es decir, de noche se recopila todo esto y a las 5 de la madrugada el camión se carga con un pedido para el centro de distribución. Como resultado, en 12 horas logramos hacer los pedidos, procesarlos, enviarlos al almacén, el almacén los recopila y a las 6 de la mañana el camión ya está con los productos en la tienda.
¿Con qué frecuencia se producen errores en los pedidos?
Les contaré una historia de ayer. El almacén que preparaba la entrega a nuestra tienda de Mechnikov nos contactó. Los preparadores ven visualmente que tienen exceso de stock para ciertas posiciones. Revisaron las ventas recientes: 4 unidades por semana, y hay 50 unidades en el almacén. La pregunta va al especialista en logística. "¿Por qué?". La primera suposición es un error del sistema. Tras verificar, determinamos que trajimos todo ese exceso deliberadamente mediante control manual. Una vez más, nos aseguramos de que no hay errores del sistema en esto. Los errores ocurren solo cuando las personas interfieren con el sistema (se ríe :)) Así que así es: si nadie interfiere con la previsión del sistema, todo va bien. A las personas les interesa el trabajo creativo, no los cálculos rutinarios.