'Ceux qui sont directement impliqués dans le processus de commande reconnaissent que la technologie MySales est vraiment efficace' — Alexey Kruglikov

Prévoir avec précision les ventes et optimiser les stocks est la clé du succès dans le segment de la distribution. La technologie innovante MySales soutient dans cette mission la principale chaîne d'épiceries d'Ukraine, Eko Market (eko.com.ua). Elle est actuellement déployée dans tous les magasins de la chaîne pour l'un des groupes de produits les plus difficiles à planifier : les produits frais. Dans un proche avenir, il est prévu d'étendre la technologie MySales à tous les groupes de produits disponibles dans les magasins Eko Market.

Alexey Kruglikov (Responsable de la Gestion des Stocks) et Sergey Pritykin (DSI) d'Eko Market ont partagé avec nous leurs impressions sur MySales et évoqué les projets futurs de la chaîne de distribution.

Alexey Kruglikov

Quelle était votre principale motivation pour implémenter MySales ? Quelles étaient vos attentes avant le démarrage du projet, et dans quelle mesure ont-elles été satisfaites ?

Notre principal objectif était de minimiser les « ventes perdues ». En raison de prévisions de ventes sous-optimales qui conduisaient à de mauvaises décisions dans le domaine des commandes, nous avions des problèmes pour assurer la présence des produits demandés dans nos magasins. Nous cherchions une solution à ce problème qui n'entraînerait pas de surstockage, problème particulièrement important pour les produits à courte durée de conservation.

Quels étaient vos KPI ?

Premièrement, minimiser les erreurs de prévision qui conduisaient à de mauvaises décisions de commande. L'automatisation du processus est cruciale, car de nombreuses erreurs étaient dues à des erreurs humaines, par exemple la négligence due à la précipitation. Nous voulions que les commandes soient passées sur la base de prévisions de ventes entièrement automatisées. En même temps, il est important pour nous que le système nous permette d'analyser en détail la prévision et la recommandation de commande. Deuxièmement, nous faisons de notre mieux pour isoler nos employés des tâches répétitives et créer un environnement dans lequel ils peuvent progresser dans des domaines qui ne peuvent pas être automatisés.

Troisièmement, nous nous sommes concentrés sur l'amélioration de la qualité du service à nos clients. C'est le principal indicateur du succès de notre entreprise.

MySales nous a permis d'atteindre ces objectifs. Il économise définitivement le temps de nos employés. Leur technologie de prévision prend en compte une multitude de facteurs comme la saisonnalité, la météo, les indicateurs macroéconomiques, les taux de change et plus encore. Aucun être humain ne peut en tenir compte dans une prévision manuelle. Par exemple, plus l'été est chaud, plus la croissance des ventes de glaces ou d'eau est importante. Si la température extérieure dépasse 30 degrés Celsius, les ventes peuvent même décupler. Il est incroyablement difficile pour une personne de calculer précisément cette relation, tandis que le système la calcule instantanément. Nous avons réalisé l'implémentation pilote sur les produits frais qui constituent le groupe de produits le plus difficile à prévoir. MySales a fait un excellent travail en améliorant les prévisions de ventes et en optimisant les niveaux de stocks dans nos entrepôts.

Comment décririez-vous le système de commande automatique MySales ?

La commande automatique est basée sur plusieurs paramètres clés. Le paramètre principal est la prévision des ventes établie par MySales. Le deuxième paramètre est le stock de sécurité, qui est également calculé par MySales. Nous sommes responsables de la préparation du calendrier des dates de livraison, sur la base duquel le nombre de jours pour lesquels nous passons une commande est calculé. Le paramètre final est le niveau de stock minimum souhaité à avoir en main à des fins d'exposition en magasin — également appelé stock de présentation.

Pourriez-vous décrire un exemple de votre façon de travailler avec MySales ?

Oui, prenons le lait comme exemple pour montrer comment fonctionne la commande automatique MySales. Le fournisseur de lait livre des marchandises dans certains magasins. Chaque colis livré contient une certaine quantité de produits. La fréquence de livraison est généralement de trois, cinq ou sept fois par semaine, selon la région et le magasin. La fréquence des livraisons de lait est assez élevée, c'est-à-dire que les commandes peuvent être passées presque quotidiennement. Dans MySales, nous avons prescrit le stock minimum pour chaque SKU, déterminé par le calendrier de livraison et la prévision de ventes. Nous prenons également en compte les frais généraux et le stock de sécurité pour un certain nombre de jours. Après cela, nous soustrayons le stock actuel, soustrayons la période de transit des marchandises et obtenons ainsi notre besoin net. L'ensemble de ce processus est automatisé dans MySales. Notre équipe centrale et les magasins peuvent vérifier la commande recommandée par le système à tout moment. Si nécessaire, nous pouvons toujours apporter des modifications à la commande et en informer le fournisseur. Actuellement, la commande est envoyée au fournisseur après confirmation de notre employé, mais dans un proche avenir, il est prévu de passer à un workflow entièrement automatisé.

À quelle fréquence avez-vous besoin de modifier les prévisions et les recommandations de commande fournies par MySales ?

Sur la base des résultats des 3 mois durant lesquels nous avons déjà travaillé avec le produit MySales, nous avons reçu un très petit nombre d'ajustements de la part des magasins. Les raisons des modifications sont principalement liées au fait qu'en ce moment seul le magasin lui-même peut suivre, par exemple, la disponibilité réelle des marchandises en magasin, de sorte qu'il est encore possible de faire des ajustements manuels pour l'instant.

Quels groupes de produits ont le plus bénéficié économiquement de l'implémentation de MySales ?

L'impact le plus important a été observé sur les marchandises à longue durée de conservation, de 1 à 2 mois. Il n'y a pratiquement pas besoin d'intervention manuelle. Le même résultat peut être obtenu pour les marchandises à durée de conservation plus courte si nous introduisons le traitement par lots et les étiquettes RFID. L'avenir s'annonce prometteur !

Comment vos employés ont-ils réagi à cette innovation ?

Franchement, les réactions ont été diverses. Bien sûr, certains membres de l'équipe ont accueilli l'innovation avec enthousiasme. Typiquement les jeunes. Une certaine proportion d'employés était plutôt sceptique, mais nous n'avons pas rencontré d'opposition ouverte. La conclusion principale que je souhaite partager est que ceux directement impliqués dans le processus de commande considèrent MySales comme efficace et comme un outil qui leur fait gagner du temps. Cela leur permet vraiment de consacrer plus de ressources à des tâches plus créatives nécessitant une touche humaine. Selon notre analyse, les employés consacrent considérablement moins de temps au processus de commande avec une qualité des commandes améliorée. Pour les magasins avec un assortiment équilibré et un personnel efficace, MySales aide presque imperceptiblement à atteindre d'excellents résultats au niveau du magasin.

Comment l'implémentation du système MySales a-t-elle affecté la disponibilité des marchandises dans les magasins de votre chaîne ?

En ce qui concerne la disponibilité des marchandises, nous pouvons déjà constater une amélioration, mais il est encore trop tôt pour en parler plus en profondeur. Nous n'utilisons le système que depuis trois mois. Le point principal que je voudrais noter est que le temps de traitement des commandes a été réduit de 2 à 3 fois. Je considère cela comme un énorme succès ! Nous constatons également une amélioration de certains indicateurs qualitatifs, tels que la présentation des marchandises, leur aspect, et l'exactitude des informations sur les remises et les promotions. Comme je l'ai mentionné, la prévision MySales fonctionne actuellement uniquement sur le segment des produits frais. Nous avançons étape par étape, mais prévoyons à terme de la déployer à toutes les catégories de produits.

Avez-vous délibérément choisi l'un des groupes de produits les plus difficiles à prévoir pour les tests ?

Oui, absolument. Nous sommes en fait agréablement surpris par la qualité des prévisions. La précision des prévisions MySales est bien supérieure à celle de tout autre système de prévision avec lequel j'ai jamais travaillé. L'une des raisons courantes pour lesquelles nos prévisions échouaient par le passé était l'incapacité à mesurer précisément l'impact du prix sur les ventes. Contrairement aux systèmes, les humains ne parviennent pas toujours à recalculer les prévisions après un changement de prix. C'est un énorme avantage de MySales qu'il le fait automatiquement. Nous constatons déjà une réduction significative des ventes perdues et des excédents de stocks qui entraînaient des dépréciations de nourriture gaspillée et un mauvais flux de trésorerie.

Quels sont vos projets pour l'avenir ?

Nous prévoyons d'implémenter la prévision MySales pour tous les groupes de produits. En ce moment, elle est active dans 105 magasins pour le groupe des produits frais. De plus, nous prévoyons de créer un soi-disant espace de travail automatisé, qui permettrait à nos employés de voir toutes les analyses sur : le mouvement des marchandises, les ventes, les dépréciations, les retours, les réceptions, les prix, etc. Des données incorrectes sont parfois la raison de mauvaises décisions de commande aujourd'hui. Ensuite, nous voulons formuler une formule de commande flexible qui peut être ajustée pour correspondre aux besoins de diverses catégories de produits. Cela nous permettra de conserver une logique de commande isolée pour différents produits. Et encore plus loin, nous visons à construire des modules de contrôle des commandes et d'autres processus.

Après avoir mis MySales à l'échelle dans notre réseau de magasins et apporté des améliorations progressives, le bénéfice que nous tirons de cette technologie augmentera certainement. Selon mon estimation, nous ne voyons actuellement que 5 % de ce qui peut être réalisé en termes d'optimisation totale grâce à cet outil. J'en suis assez convaincu. Dès que nous aurons prouvé dans notre entreprise que les prévisions automatisées méritent confiance, nous continuerons à avancer. Il y a encore tellement de place pour progresser. Et si nous l'exécutons bien, les résultats pourraient être incroyables !

Sergey Pritykin

Parlez-nous brièvement de vous.

Je travaille dans le domaine informatique depuis 15 ans, dont 12 ans dans la distribution : on peut dire que je le connais de fond en comble. Je structure mon travail de manière à ce que 40 % de mon temps soit consacré à la gestion des opérations informatiques et les 60 % restants sont réservés au soutien de la recherche et à la création de conditions pour de nouvelles initiatives commerciales liées à la technologie.

Comment le projet avec MySales a-t-il démarré ?

Le projet a commencé par une démonstration du produit par son créateur, Alexei Ivasyuk, à la direction de notre entreprise. Le système de prévision MySales est, selon nous, très innovant. Notre direction l'a approuvé et soutenu l'implémentation.

Quelles sont les principales étapes de l'implémentation de MySales ?

Avant de démarrer le projet, nous avons dû développer la logique de gestion des calendriers de livraison. C'est un processus assez complexe, étant donné qu'il est souvent modifié dans notre chaîne de distribution. Ensuite, nous avions besoin d'effectuer une intégration avec MySales. Il n'y a pas eu de difficultés et cela s'est fait rapidement. Une semaine et demie en tenant compte de tous les travaux de développement. Nous prévoyons d'investir davantage dans cette intégration, mais elle fonctionne déjà de manière stable et il n'y a pratiquement pas de problèmes avec elle. Il n'a pas été nécessaire d'embaucher du personnel supplémentaire, nous avons réussi à le faire avec nos propres ressources.

Qu'est-ce qui a déjà été réalisé et quelles sont les attentes supplémentaires envers MySales ?

Cette automatisation des processus opérationnels vise à réduire les coûts d'exploitation. Notre objectif est d'améliorer la qualité du travail sans augmenter le nombre de personnel. Nous voulons libérer nos employés des tâches monotones et routinières afin qu'ils puissent se concentrer sur l'amélioration de l'efficacité des ventes et de la qualité du service fourni à nos clients. Nous travaillons constamment à améliorer les compétences de notre personnel et nous nous efforçons de conserver les membres d'équipe les plus qualifiés.

MySales nous a aidés à résoudre rapidement trois problèmes principaux. Premièrement, minimiser les erreurs humaines. Deuxièmement, améliorer la productivité du personnel en élargissant leur expertise. Enfin, réduire les répercussions négatives des erreurs humaines sur l'activité. Nous espérons voir une diminution des dépréciations de nourriture gaspillée grâce à l'amélioration du processus de commande. Il est encore tôt pour le dire, mais nous pouvons déjà voir que les personnes impliquées dans le processus de commande y consacrent beaucoup moins de temps. Nous espérons voir des résultats encore meilleurs pour les autres groupes de produits.

Source originale (RU) : https://medium.com/mysales-labs/%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-mysales-labs-%D0%B2-%D1%8D%D0%BA%D0%BE-%D0%BC%D0%B0%D1%80%D0%BA%D0%B5%D1%82%D0%B5-eec0a50e82fd