Aleksey Grishin, Responsable Logistique chez Good Wine, partage ses impressions sur l'implémentation de MySales dans le magasin phare de la rue Mechnikova à Kiev.
Depuis combien de temps travaillez-vous avec MySales Labs ?
Nous avons lancé en avril-mai l'année dernière (2015) et prévoyons de continuer à utiliser MySales.
Comment MySales est-il utilisé dans votre entreprise ?
Toutes les commandes sont passées automatiquement via MySales. Le système est implémenté dans le cloud et nous pouvons accéder à son tableau de bord analytique. Si nous avons des doutes sur la prévision, nous pouvons entrer dans le tableau de bord et comprendre pourquoi elle a été produite de cette façon. Nous pouvons également modifier la prévision en définissant divers prédicteurs que nous jugeons pertinents. Le système s'appuie sur les ventes des périodes passées. Si le produit est nouveau, il s'appuie sur des produits similaires présents dans le système. En général, nous effectuons des corrections manuelles dans de très rares occasions.
À quelle fréquence avez-vous réellement besoin d'aller dans le système pour corriger quelque chose ?
En général, pas plus d'une fois par mois. Le tableau de bord MySales permet de vérifier la prévision en détail, mais nous faisons essentiellement tout dans notre ERP intégré avec MySales. Tout est automatisé et pratique.
Qui en est responsable ?
Notre spécialiste logistique dont la responsabilité est le réapprovisionnement du magasin. Les marchandises sont expédiées depuis nos propres entrepôts et depuis des fournisseurs de boissons alcoolisées et non alcoolisées.
Jusqu'à présent, nous n'avons pas encore implémenté MySales pour réapprovisionner les magasins depuis les fournisseurs locaux de lait, d'épicerie et de produits carnés.
Quelle en est la raison ?
C'est lié au facteur humain. Cela ne fonctionne pas encore car de nombreuses personnes sont impliquées dans la planification, et je peux voir que ce n'est pas efficace. Cette année, nous avons décidé d'essayer de combiner et d'ajuster les processus pour MySales : à partir de lundi, un spécialiste vient chez moi qui devra passer ces commandes de manière centralisée. Oui, il peut y avoir des erreurs, car c'est un nouveau groupe de marchandises pour le calcul des commandes. Mais MySales dispose d'un tel système de prédicteurs que je pense qu'il sera possible de tout configurer correctement. Il vaut probablement la peine de commencer avec un stock de sécurité, puisque nous avons commencé l'année dernière, et nous le réduirons progressivement et ferons davantage confiance au système. Et la personne qui s'en occupera surveillera bien sûr chaque livraison et chaque solde.
Comment gérez-vous le stock de sécurité ?
Je dirai qu'en ce moment nous surstockons délibérément. Auparavant, il était égal à une unité, c'est-à-dire 100 % de l'exposition des marchandises en rayon. Maintenant, voyant comment le système fonctionne, nos stocks de sécurité pour certains articles, par exemple pour les alcools forts, ont récemment diminué à 25 % de l'exposition en rayon (le stock de sécurité a été réduit de 75 %). Pour toutes les autres positions, MySales nous a aidés à réduire le surstock de 50 %.
Notre assortiment s'élargit, le nombre d'articles augmente. L'entrepôt n'est pas illimité, et donc, avec une augmentation du nombre d'articles, il est nécessaire de réduire le stock des marchandises existantes. Nous avons commencé dès l'année dernière : réduction du stock de sécurité de 25 %, c'est-à-dire que la couverture est passée à 75 % — et nous n'avons absolument pas ressenti cette diminution. Maintenant, nous continuons à réduire davantage et nous ne voyons encore aucune perte. Idéalement, nous devrions abandonner entièrement le stock de sécurité et laisser la prévision entièrement à MySales. Mais il y a une certaine crainte des hausses de ventes imprévisibles : quand une personne arrive et dit : « Donnez-moi trois caisses de ce vin », et que nous avons littéralement 12 bouteilles sur les rayons (une caisse de 12 bouteilles). Nous craignons donc que ce ne soit pas suffisant. Mais pour l'instant, nous en avons assez. Le système analyse, s'appuie sur les ventes des périodes passées, la saisonnalité, etc. et maintient un certain stock.
Est-il difficile de surveiller un nombre immense de SKU ?
C'est exigeant. Nous avons 7 000 articles et 2 magasins, mais une seule personne les gère. Si le nombre de magasins augmente, nous prévoyons toujours de le gérer avec une seule personne. Le système est très évolutif. En pratique, le spécialiste logistique consacre environ 2 à 3 heures par jour aux calculs de commandes.
La façon dont nous structurons notre travail est qu'à 16h nous regardons les ventes de la journée et les livraisons prévues pour le lendemain. C'est-à-dire que la nuit tout cela est collecté et à 5h du matin le camion est chargé avec une commande pour le centre de distribution. En conséquence, en 12 heures, nous parvenons à passer les commandes, à les traiter, à les envoyer à l'entrepôt, l'entrepôt les prépare et à 6h du matin le camion est déjà avec les marchandises dans le magasin.
À quelle fréquence des erreurs de commande surviennent-elles ?
Je vais vous raconter une histoire d'hier. L'entrepôt préparant la livraison à notre magasin Mechnikov nous a contactés. Les préparateurs voient visuellement qu'ils surstockent certaines positions. Ils ont regardé les ventes récentes — 4 unités par semaine, et il y a 50 unités dans l'entrepôt. La question va au spécialiste logistique. « Pourquoi ? » La première hypothèse est une erreur système. Après vérification, nous avons déterminé que nous avions amené tous ces surstocks délibérément via un contrôle manuel. Une fois de plus, nous nous sommes assurés qu'il n'y a pas d'erreurs système dans tout cela. Les erreurs surviennent uniquement quand les gens interfèrent avec le système (il rit :)) C'est donc ainsi : si personne n'interfère avec la prévision du système, tout va bien. Les gens s'intéressent aux travaux créatifs, pas aux calculs de routine.