Implémentation de MySales chez Sviy Market.
Même la guerre n'est pas une raison de reporter la mise en œuvre de projets importants. En 2022, la chaîne d'épiceries Sviy Market de l'ouest de l'Ukraine a quitté son fournisseur existant pour automatiser la prévision et les commandes avec MySales. Avec 99 % des SKU commandés automatiquement, il y a beaucoup moins de place pour les erreurs humaines, ce qui impacte particulièrement la qualité des décisions de commande pour les ventes promotionnelles. La guerre a introduit de nombreux facteurs inconnus dans le processus de prévision, tels qu'une augmentation extrême de la demande, la perturbation du rythme des livraisons, des changements dans l'assortiment, et des dépréciations dues aux coupures d'électricité. Tout cela ne facilite pas le fonctionnement optimal de MySales. Cependant, à long terme, Andrii Glushko (DSI chez Sviy Market) est convaincu que l'automatisation réduira les dépréciations et augmentera les ventes.
— Parlez-nous de Sviy Market. Quel format de magasin exploitez-vous ?
— Sviy Market est une chaîne de commerces de proximité. Notre magasin type est d'environ 100 mètres carrés avec environ 2 500 SKU alimentaires et non-alimentaires. Dans certains magasins, nous vendons de la viande au poids, dans d'autres uniquement de la viande emballée.
Nous avons notre propre production — un atelier dédié depuis lequel nous livrons des produits aux points de vente. La plupart des marchés disposent également de petites unités de production pour la pizza, les hot-dogs et le café. Le plus petit magasin occupe 50 m², le plus grand 400 m², mais nous n'en ouvrons plus de si grands.
— Combien de magasins sont opérationnels aujourd'hui ?
— Au mois de mars 2023, 49 points de vente opèrent sous la marque Sviy Market, dont 10 en franchise. Au cours de l'année passée, nous avons fermé deux magasins parce que nous avons décidé de ne pas conserver les magasins non rentables. Nous en avons ouvert un nouveau. Notre chaîne opère à Lviv et dans la région de Lviv, et nous avons notre propre centre de distribution.
— Quelle est votre cible ?
— Nos magasins sont généralement situés à proximité d'établissements d'enseignement, de résidences universitaires. Nous avons également des marchés dans les quartiers résidentiels. Notre objectif est d'attirer un public jeune, car il dispose d'un plus grand pouvoir d'achat.
— L'assortiment varie-t-il selon l'emplacement ?
— Nous avons des clusters d'assortiment, mais deux magasins n'ont jamais exactement le même assortiment.
— Pourquoi avez-vous contacté MySales ?
— Nous visions à automatiser et centraliser entièrement le processus de commande de marchandises. Il convient de mentionner comment fonctionne notre logistique. Il y a des fournisseurs qui livrent directement aux magasins, sans passer par le centre de distribution. Dans la plupart des cas, ce sont des produits des groupes frais : lait, pain, saucisse. Le reste des marchandises passe par le centre de distribution. Avant l'intégration MySales, environ 90 % des SKU étaient commandés de manière centralisée. Maintenant cet indicateur est de 99 %. C'est-à-dire que presque tout l'assortiment pour tous les magasins est commandé via MySales. À quelques exceptions près, nous ne permettons pas aux magasins d'ajuster manuellement les commandes. Nous envoyons les commandes calculées par MySales aux fournisseurs. Nous en sommes actuellement aux dernières étapes de l'intégration de MySales pour les commandes auprès de fournisseurs tiers, mais nous travaillons également ensemble sur la transition de notre propre production vers MySales.
— Pourquoi avez-vous décidé de changer votre système de réapprovisionnement automatique ?
— En Ukraine, nous sommes à une période où les fournisseurs de logiciels réalisent que la demande de mise en œuvre a diminué à cause de la guerre, ils sont donc prêts à faire plus de concessions. Par conséquent, vous pouvez profiter du moment pour automatiser vos processus opérationnels à moindre coût. Nous implémentons également actuellement un système CRM.
— Quelle est la part des ventes promotionnelles dans votre chiffre d'affaires ?
— Nous émettons un prospectus avec diverses offres promotionnelles pour une période de 2 semaines. Avant la guerre, les ventes promotionnelles généraient 15-17 % du chiffre d'affaires. Puis la guerre a commencé, et jusqu'à environ août, nous n'avons fait aucune promotion. Les fournisseurs n'étaient pas prêts à proposer des offres promotionnelles. Avant la guerre, le prospectus comportait généralement 250 articles. En été, nous avons émis le premier prospectus avec 50 positions. Actuellement, les promotions représentent environ 10 % des ventes.
— Pourquoi avez-vous décidé d'installer le module promotionnel MySales ?
— Avant MySales, nous calculions les prévisions pour les ventes promotionnelles dans Excel, et avec un travail manuel il y a une forte probabilité d'erreurs. Nous avions besoin d'une solution automatisée. Nous avons téléchargé l'intégralité de l'historique des données sur les activités promotionnelles sur deux ans dans MySales. Et maintenant nous voyons que le module promotionnel MySales lisse les fluctuations statistiques, tient mieux compte de l'élasticité de la demande et de la cannibalisation possible.
— 2022 est probablement la période la plus difficile pour intégrer de nouveaux systèmes liés à la prévision automatisée pour les détaillants ukrainiens, car tout change et il y a de nombreux facteurs externes qui n'obéissent pas aux règles standard de saisonnalité, de jours fériés, de changements météorologiques. C'est-à-dire que des facteurs complètement différents se superposent, qui sont difficiles à calculer pour tout système informatique. Comment évalueriez-vous les prévisions MySales par rapport aux ventes réelles ?— Je ne suis pas prêt à donner des chiffres, je vais vous expliquer pourquoi. Premièrement, il y a eu des changements sauvages dans la demande. Un exemple frappant est le mois de février 2022. Le 24 février, nos ventes ont triplé. Les pics de ventes de la période des fêtes du Nouvel An ont été significativement inférieurs à la normale. En conséquence, nous avons demandé à MySales d'exclure entièrement les ventes de février des calculs, car il est clair que ce ne sont pas des données pertinentes pour les calculs futurs.
À partir d'octobre, il y a eu des problèmes d'électricité dans tout le pays, et nous n'avions pas toujours des données de ventes à jour, ce qui a affecté les calculs. Le rythme des livraisons a changé. De nombreuses dépréciations étaient dues aux coupures d'électricité, ce n'est donc pas un problème MySales.
Il convient également de noter que MySales a besoin d'un historique plus long pour prévoir les ventes de nouveaux produits. Le programme commence à bien prédire à partir de la 3e semaine. La fonction d'attribution d'un équivalent ne fonctionne pas toujours, car il est parfois difficile de trouver un équivalent. Et notre assortiment a changé de 50 % au cours de l'année dernière.
— Quelle en est la raison ?
— Pendant longtemps, certains fournisseurs n'ont pas expédié de produits en raison de la destruction de leurs installations de production. Ensuite, les négociations ont commencé, car ils ne voulaient pas ajuster les conditions de l'accord. Donc, jusqu'à ce que nous trouvions un accord sur des conditions acceptables avec les fournisseurs, cela a également affecté l'assortiment disponible. Nous avons décidé d'importer certaines marchandises nous-mêmes. Des changements ont lieu sur le marché des fournisseurs et de la distribution, les distributeurs se consolident. Beaucoup de l'assortiment a changé, ce qui affecte négativement la possibilité de prévoir avec précision.
— Quels sont, selon vous, les résultats les plus importants de l'implémentation MySales ?
— Nous nous sommes approchés de 100 % de centralisation des commandes, ce qui aurait été difficile à réaliser avec l'ancien système. Le second est un module promotionnel efficace. Le principal avantage est que ces processus se déroulent maintenant dans un système automatisé, qui est assez facile à gérer. Nous n'avons pas besoin de consacrer beaucoup de ressources à son fonctionnement. À l'avenir, nous prévoyons d'utiliser le module de tarification MySales permettant de prendre en compte les prix des concurrents.
— En ce moment, il est difficile d'analyser les résultats de l'implémentation MySales en raison des facteurs que vous avez mentionnés. Quelles sont vos attentes à long terme ?
— Nos objectifs à long terme de l'implémentation MySales sont d'augmenter le chiffre d'affaires de 5 % et de réduire les dépréciations de 15-20 %. Cela peut être réalisé en réduisant les niveaux de stocks de produits. La prévision et la commande automatisées peuvent augmenter les ventes, à condition que le taux de rotation actuel des produits soit maintenu. À long terme, ce sont des objectifs tout à fait réalisables.
Texte : Yulia Belinska
Photos : Sviy Market
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