W flagowym sklepie Good Wine przy ulicy Miecznikowa Aleksey Grishin, kierownik działu logistyki, opowiada o wdrożeniu systemu MySales Labs i o tym, jak stał się on głównym narzędziem w ich pracy.
Jak długo współpracujecie z MySales Labs?
Zaczęliśmy pracować od kwietnia-maja ubiegłego roku (2015) i pracujemy do dziś, w planach mamy kontynuację współpracy.
Kto w firmie korzysta z systemu?
Wszystkie zamówienia są składane przez MySales automatycznie. Aplikacja działa w chmurze, gdzie wchodzimy po szczegółowe dane. Jeśli mamy pytania dotyczące jakiegoś artykułu i widzimy, że z jakichś przyczyn wystąpił nadmiar towaru, lub mamy wątpliwości, czy system prawidłowo obliczył — możemy wejść i sprawdzić, dlaczego system tak prognozował, a także możemy go skorygować przez ustawienie różnych predyktorów. System opiera się na sprzedaży z poprzednich okresów. Jeśli produkt jest nowy — bazuje na podobnych produktach dostępnych w systemie. Zasadniczo odchyleń prawie nie mamy.
Jak często trzeba coś poprawiać i wchodzić do systemu?
Z reguły nie częściej niż raz w miesiącu. W MySales jest panel, gdzie można szczegółowo przejrzeć prognozę, ale w zasadzie całą pracę wykonujemy w naszym systemie ERP zintegrowanym z MySales. Wszystko jest zautomatyzowane, wygodne i komfortowe.
Kto się tym zajmuje?
Jest logistyk, który odpowiada za uzupełnianie sklepów z naszych magazynów oraz od lokalnych dostawców napojów alkoholowych i bezalkoholowych. Na razie nie wdrożyliśmy jeszcze MySales do uzupełniania sklepów od lokalnych dostawców nabiału, produktów suchych i mięsnych.
W czym tkwi problem?
Tutaj problem leży chyba tylko w czynniku ludzkim. Na razie nie działa, bo planowaniem zajmuje się bardzo wiele osób i widzę, że to nie jest efektywne. W tym roku podjęliśmy decyzję, że spróbujemy połączyć i dostosować procesy pod MySales: dosłownie od poniedziałku przychodzi do mnie specjalista, który będzie centralnie składał te zamówienia. Tak, mogą być błędy, ponieważ to nowa grupa towarowa dla kalkulacji zamówień. Ale w MySales jest taki system predyktorów, że moim zdaniem będzie można wszystko prawidłowo skonfigurować. Pewnie warto zacząć z zapasem bezpieczeństwa, tak jak zaczynaliśmy w zeszłym roku, i stopniowo go zmniejszać, coraz bardziej ufając systemowi. A osoba, która będzie się tym zajmować, naturalnie będzie monitorować każdą dostawę i stany magazynowe.
Jak radzicie sobie z zapasem bezpieczeństwa?
Powiem, że teraz świadomie utrzymujemy nadmiar. Wcześniej zapas bezpieczeństwa wynosił jedną jednostkę, czyli 100% ekspozycji towaru na sali. Teraz, widząc jak system działa, nasze zapasy bezpieczeństwa dla niektórych pozycji, na przykład mocnych alkoholi, dosłownie kilka dni temu zmniejszyły się do 25% ekspozycji (zmniejszyliśmy zapas bezpieczeństwa o 75%). Na wszystkich pozostałych pozycjach zmniejszyliśmy do 50% — dzięki MySales.
Nasz asortyment rośnie, liczba artykułów się zwiększa. Magazyn nie jest nieograniczony, więc przy wzroście liczby artykułów trzeba zmniejszyć zapas istniejących towarów. Zaczęliśmy już w zeszłym roku: zmniejszyliśmy o 25%, czyli pokrycie wyniosło 75% — i absolutnie nie odczuliśmy tego zmniejszenia. Teraz kontynuujemy redukcję i strat na razie nie widzimy. W idealnym scenariuszu powinniśmy całkowicie zrezygnować z zapasu bezpieczeństwa i zaufać MySales, który będzie prognozować. Ale tu jest pewna obawa przed nieprzewidywalnymi skokami sprzedaży: gdy przychodzi klient i mówi: „Poproszę trzy skrzynki tego wina" — a na półkach stoi dosłownie 12 butelek (skrzynka 12-butelkowa). Dlatego boimy się, że nie wystarczy. Ale na razie nam wystarcza. System analizuje, opiera się na sprzedaży z przeszłych okresów, sezonowości itp. i utrzymuje odpowiedni zapas.
Trudno monitorować tak ogromną liczbę SKU?
Trudno. Mamy 7000 artykułów i 2 sklepy, ale jednej osobie wystarcza. Co więcej, w przypadku zwiększenia liczby sklepów planujemy poradzić sobie jedną osobą. System jest bardzo dobrze skalowalny. W praktyce logistyk poświęca na kalkulacje zamówień około 2–3 godzin dziennie.
Nasza praca wygląda następująco: o 16:00 sprawdzamy sprzedaż za dzisiejszy dzień i planujemy dostawy na jutro. W nocy wszystko jest kompletowane i o 5:00 rano samochód jest załadowany zamówieniem z centrum dystrybucyjnego. W rezultacie w ciągu 12 godzin udaje nam się złożyć zamówienia, przetworzyć je, wysłać do magazynu, magazyn kompletuje i o 6:00 rano samochód jest już z towarem w sklepie.
Jak często zdarzają się błędy przy zamówieniach?
Podam dosłownie wczorajszy przykład: były trzy zapytania z magazynu na Miecznikowa. Kompletujący wizualnie widzą, że przy określonych pozycjach mają nadmiar. Sprawdzają sprzedaż — 4 jednostki tygodniowo, a na magazynie leży 50 jednostek. Pojawia się pytanie do logistyka: „Dlaczego?". Pierwsze przypuszczenie — błąd systemu. Po weryfikacji ustaliliśmy, że wszystkie te nadwyżki przywieźliśmy świadomie, sterując ręcznie. Kolejny raz upewniliśmy się, że błędu systemu w tym nie ma. Błędy pojawiają się tylko wtedy, gdy ludzie ingerują w system (śmieje się :)). Tak to naprawdę działa: jeśli nikt nie ingeruje — wszystko jest w porządku. Ludzi interesuje praca twórcza, nie rutynowe obliczenia.
Firma „Biuro Win" posiada ponad 200 bezpośrednich kontaktów importowych i jest dystrybutorem win i mocnych alkoholi na terenie całej Ukrainy. Firma posiada 2 supermarkety Good Wine o łącznej powierzchni 1900 m², gdzie oprócz produktów alkoholowych prezentowane są artykuły spożywcze pod marką Good Food, restauracja Lucky, kawiarnia Yellow Place i piekarnia Bake House.
Źródło oryginalne (RU): https://medium.com/mysales-labs/mysales-labs-в-good-wine-44157edc7fff