'Os que estão diretamente envolvidos no processo de encomendas admitem que a tecnologia MySales é realmente eficaz' — Alexey Kruglikov

Prever vendas com precisão e otimizar o inventário é a chave para o sucesso no segmento do retalho. A tecnologia inovadora MySales apoia nesta missão a principal cadeia de supermercados da Ucrânia, o Eko Market (eko.com.ua). Está atualmente implementada em todas as lojas da cadeia para um dos grupos de produtos mais difíceis de planear: os produtos frescos. Num futuro próximo, está planeada a extensão da tecnologia MySales a todos os grupos de produtos disponíveis nas lojas Eko Market.

Alexey Kruglikov (Responsável pela Gestão de Inventário) e Sergey Pritykin (CIO) do Eko Market partilharam connosco as suas impressões sobre o MySales e mencionaram os planos futuros da cadeia de retalho.

Alexey Kruglikov****Qual foi a sua principal motivação para implementar o MySales? Quais eram as suas expectativas antes do início do projeto e em que medida foram cumpridas?

O nosso principal objetivo era minimizar as chamadas "vendas perdidas". Devido a uma previsão de vendas subótima que conduzia a decisões erradas na área das encomendas, tínhamos problemas em assegurar a presença dos produtos procurados nas nossas lojas. Estávamos à procura de uma solução para esse problema que não levasse a excesso de stock, sendo este um problema especialmente relevante para produtos com prazo de validade curto.

Quais eram os seus KPIs?

Em primeiro lugar, minimizar os erros de previsão que conduziam a decisões de encomenda erradas. Automatizar o processo é crucial, uma vez que muitos erros eram causados por erros humanos, por exemplo, negligência por pressão de tempo. Queríamos que as encomendas fossem colocadas com base em previsões de vendas totalmente automatizadas. Ao mesmo tempo, é importante para nós que o sistema nos permita analisar em detalhe a previsão e a recomendação de encomenda. Em segundo lugar, fazemos o possível para isolar os nossos funcionários do trabalho repetitivo e criar um ambiente em que possam crescer em áreas que não podem ser automatizadas.

Por último, mas não menos importante, procurámos melhorar a qualidade do serviço prestado aos nossos clientes. Afinal, este é o principal indicador do sucesso da empresa.

Em terceiro lugar, concentrámo-nos em melhorar a qualidade do serviço aos nossos clientes. Este é o principal indicador do sucesso da nossa empresa.

O MySales permitiu-nos alcançar estes objetivos. Definitivamente poupa o tempo dos nossos funcionários. A sua tecnologia de previsão tem em conta uma multiplicidade de fatores como sazonalidade, meteorologia, indicadores macroeconómicos, taxas de câmbio e muito mais. Nenhum ser humano consegue ter isso em conta numa previsão manual. Por exemplo, quanto mais quente for o verão, maior será o crescimento das vendas de gelados ou água. Se a temperatura exterior subir acima dos 30 graus Celsius, as vendas podem aumentar até dez vezes. É incrivelmente difícil para uma pessoa calcular esta relação com precisão, enquanto o sistema a constrói instantaneamente. Fizemos a implementação piloto em produtos frescos, que são o grupo de produtos mais difícil de prever. O MySales fez um excelente trabalho a melhorar as previsões de vendas e a otimizar os níveis de stock nos nossos armazéns.

Como descreveria o sistema de encomendas automáticas do MySales?

A encomenda automática baseia-se em vários parâmetros fundamentais. O parâmetro principal é a previsão de vendas elaborada pelo MySales. O segundo parâmetro é o stock de segurança, que também é calculado pelo MySales. Somos responsáveis pela preparação do calendário de datas de entrega, com base no qual é calculado o número de dias para os quais colocamos uma encomenda. O parâmetro final é o nível mínimo de stock desejado para exposição nas lojas - também denominado stock de apresentação.

Pode descrever um exemplo de como trabalha com o MySales?

Sim, vamos usar o leite como exemplo para mostrar como funciona a encomenda automática MySales. O fornecedor de leite entrega produtos a determinadas lojas. Cada embalagem entregue contém uma certa quantidade de produtos. A frequência de entrega é normalmente de três, cinco ou sete vezes por semana, dependendo da região e da loja. A frequência das entregas de leite é bastante elevada, ou seja, as encomendas podem ser formadas quase diariamente. No MySales, prescrevemos o inventário mínimo para cada SKU, determinado pelo calendário de entrega e pela previsão de vendas. Também temos em conta o custo extra e o stock de segurança para um determinado número de dias. Depois subtraímos o stock atual, subtraímos o período de trânsito dos produtos e como resultado obtemos a nossa necessidade líquida. Todo este processo é automatizado no MySales. Tanto a nossa equipa central como as lojas podem verificar a encomenda recomendada pelo sistema a qualquer momento. Se necessário, podemos sempre fazer alterações à encomenda e informar o fornecedor. Atualmente, a encomenda é enviada ao fornecedor mediante confirmação do nosso funcionário, mas num futuro próximo está planeado migrar para um fluxo de trabalho completamente automatizado.

Com que frequência precisa de alterar as previsões e as recomendações de encomenda fornecidas pelo MySales?

Com base nos resultados dos 3 meses que já trabalhámos com o produto MySales, recebemos um número muito reduzido de ajustes das lojas. As razões para as edições estão principalmente relacionadas com o facto de, neste momento, apenas a própria loja conseguir acompanhar, por exemplo, a disponibilidade real de produtos na loja, por isso, por enquanto, ainda é possível fazer ajustes manuais.

Quais os grupos de produtos que mais beneficiaram economicamente com a implementação do MySales?

O maior impacto foi observado em produtos com prazo de validade longo, de 1-2 meses. Praticamente não há necessidade de intervenção manual. O mesmo pode ser alcançado para produtos com prazo de validade mais curto se introduzirmos lotes e etiquetas RFID. O futuro é promissor!

Como reagiram os seus funcionários a esta inovação?

Francamente, houve reações diversas. Claro que alguns membros da equipa receberam a inovação com entusiasmo. Tipicamente os jovens. Uma certa parte dos funcionários foi bastante cética, mas não encontrámos nenhuma oposição aberta. A principal conclusão que gostaria de partilhar é que os que estão diretamente envolvidos no processo de encomendas consideram o MySales eficaz e que lhes poupa tempo. Permite-lhes realmente dedicar mais recursos a tarefas mais criativas que requerem toque humano. De acordo com a nossa análise, os funcionários dedicam significativamente menos tempo ao processo de encomendas com a qualidade das encomendas melhorada. Para lojas com sortido equilibrado e pessoal eficiente, o MySales ajuda quase impercetivelmente a alcançar excelentes resultados ao nível da loja.

Como é que a implementação do sistema MySales afetou a disponibilidade de produtos nas lojas da sua cadeia?

No que diz respeito à disponibilidade de produtos, já podemos ver melhorias, no entanto ainda é cedo para discutir isso de forma mais aprofundada. Estamos a usar o sistema há apenas três meses. O ponto principal que gostaria de destacar é que o tempo de processamento das encomendas foi reduzido 2-3 vezes. Considero-o um enorme sucesso! Também podemos ver melhorias em certos indicadores qualitativos, como a exposição de produtos, o seu aspeto e a precisão das informações sobre descontos e promoções. Como mencionei, a previsão MySales está atualmente a funcionar apenas no segmento de produtos frescos. Avançamos passo a passo, mas no final planeamos implementá-la em todas as categorias de produtos.

Escolheu deliberadamente um dos grupos de produtos mais difíceis de prever para os testes?

Sim, definitivamente. Ficámos genuinamente surpreendidos com a qualidade da previsão. A precisão das previsões MySales é muito superior a qualquer outro sistema de previsão com que já trabalhei. Uma das razões comuns para as falhas das nossas previsões no passado era a incapacidade de medir com precisão o impacto do preço nas vendas. Ao contrário dos sistemas, os humanos nem sempre conseguem recalcular as previsões após a alteração de preços. É uma enorme vantagem do MySales que o faça automaticamente. Já vemos uma redução significativa nas vendas perdidas e no excesso de inventário que conduzia a quebras de alimentos desperdiçados e a um fraco fluxo de caixa.

Quais são os seus planos para o futuro?

Planeamos implementar a previsão MySales para todos os grupos de produtos. Neste momento está ativa em 105 lojas no grupo de produtos frescos. Adicionalmente, planeamos criar a chamada área de trabalho automatizada, que permitiria aos nossos funcionários ver todas as análises sobre: movimento de produtos, vendas, quebras, devoluções, receções, preço, etc. Dados incorretos são por vezes a razão para decisões de encomenda erradas hoje em dia. Mais adiante, queremos formular uma fórmula de encomenda flexível que possa ser ajustada para corresponder às necessidades de várias categorias de produtos. Isso permitir-nos-á manter a lógica de encomenda isolada para diferentes produtos. Ainda mais além, pretendemos construir módulos para controlo de encomendas e outros processos.

Após escalar o MySales em toda a nossa rede de lojas e adicionar melhorias incrementais, o benefício que obtemos desta tecnologia aumentará definitivamente. De acordo com a minha estimativa, estamos agora a ver apenas 5% do que pode ser alcançado em termos de otimização total graças a esta ferramenta. Tenho bastante confiança nisso. Assim que demonstrarmos na nossa empresa que as previsões automatizadas são de confiança, continuaremos a avançar. Ainda há muito espaço para crescer. E se o executarmos bem, os efeitos podem ser incríveis!

Sergey Pritykin****Conte-nos brevemente sobre si.

Trabalho na área de TI há 15 anos, dos quais 12 no retalho. Pode dizer-se que o conheço de fio a pavio. Estruturo o meu trabalho de forma a que 40% do meu tempo seja dedicado à gestão das operações de TI e os restantes 60% reservados para apoiar a investigação e criar condições para novas iniciativas de negócio relacionadas com tecnologia.

Como começou o projeto com o MySales?

O projeto começou com uma demonstração do produto pelo seu criador, Alexei Ivasyuk, à gestão da nossa empresa. O sistema de previsão MySales é, na nossa opinião, muito inovador. A nossa gestão aprovou-o e apoiou a implementação.

Quais são as principais etapas da implementação do MySales?

Antes de iniciar o projeto, tivemos de desenvolver a lógica para a gestão dos calendários de entrega. É um fluxo de trabalho bastante complexo, dado que é frequentemente alterado na nossa cadeia de retalho. De seguida, precisámos de fazer a integração com o MySales. Não houve dificuldades e correu rapidamente. Uma semana e meia tendo em conta todo o trabalho de desenvolvimento. Planeamos investir mais nesta integração, no entanto já funciona de forma estável e basicamente não há problemas com ela. Não foi necessário contratar pessoal adicional, conseguimos fazê-lo com os nossos próprios recursos.

O que foi já alcançado e quais são as expectativas futuras do MySales?

Esta automatização de processos de negócio visa reduzir os custos operacionais. O nosso objetivo é melhorar a qualidade do trabalho sem aumentar o número de colaboradores. Queremos libertar os nossos funcionários do trabalho monótono e rotineiro para que possam concentrar-se em melhorar a eficiência das vendas e a qualidade do serviço prestado aos nossos clientes. Trabalhamos continuamente para melhorar as competências do nosso pessoal e esforçamo-nos por reter os membros da equipa mais qualificados.

O MySales ajudou-nos a resolver rapidamente três problemas principais. Em primeiro lugar, minimizar os erros humanos. Em segundo lugar, melhorar a produtividade do pessoal alargando a sua especialização. Por fim, reduzir as repercussões negativas para o negócio dos erros humanos. Esperamos ver uma diminuição das quebras de alimentos desperdiçados devido à melhoria no processo de encomendas. Ainda é cedo para dizer, mas já podemos ver que as pessoas envolvidas no processo de encomendas dedicam muito menos tempo ao mesmo. Esperamos ver resultados ainda melhores para os outros grupos de produtos.

Fonte original (RU): https://medium.com/mysales-labs/%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-mysales-labs-%D0%B2-%D1%8D%D0%BA%D0%BE-%D0%BC%D0%B0%D1%80%D0%BA%D0%B5%D1%82%D0%B5-eec0a50e82fd