Aleksey Grishin, Responsável de Logística do Good Wine, partilha as suas impressões sobre a implementação do MySales na loja principal na Rua Mechnikova em Kiev.
Há quanto tempo trabalham com o MySales Labs?
Lançámos em abril-maio do ano passado (2015) e planeamos continuar a utilizar o MySales.
Como é utilizado o MySales na sua empresa?
Todas as encomendas são efetuadas através do MySales automaticamente. O sistema está implementado na nuvem e podemos aceder ao seu painel de análise. Se tivermos dúvidas sobre a previsão, podemos entrar no painel e perceber por que foi produzida dessa forma. Também podemos modificar a previsão definindo vários preditores que consideramos relevantes. O sistema baseia-se nas vendas de períodos passados. Se o produto é novo, baseia-se em produtos semelhantes que estão no sistema. Em geral, fazemos correções manuais em ocasiões muito raras.
Com que frequência precisa realmente de aceder ao sistema e corrigir algo?
Tipicamente não mais do que uma vez por mês. O painel MySales permite verificar a previsão em detalhe, mas fazemos basicamente tudo no nosso ERP integrado com o MySales. Tudo está automatizado e é conveniente.
Quem é responsável por isso?
O nosso especialista de logística cuja responsabilidade é a reposição das lojas. Os produtos são enviados dos nossos próprios armazéns e de fornecedores de bebidas tanto alcoólicas como não alcoólicas.
Por enquanto, ainda não implementámos o MySales para reabastecer as lojas a partir de fornecedores locais de leite, produtos alimentares e carne.
Qual é a razão?
Está relacionado com o fator humano. Ainda não funciona porque muitas pessoas estão envolvidas no planeamento, e posso ver que isso não é eficaz. Este ano decidimos que vamos tentar combinar e ajustar os processos para o MySales: literalmente a partir de segunda-feira, vem ter comigo um especialista que terá de colocar estas encomendas de forma centralizada. Sim, pode haver erros, uma vez que este é um novo grupo de produtos para cálculo de encomendas. Mas o MySales tem um sistema de preditores tal que, penso eu, será possível configurar tudo corretamente. Provavelmente vale a pena começar com um stock à prova de falhas, uma vez que começámos no ano passado, e iremos gradualmente libertá-lo e confiar mais no sistema. E a pessoa que tratará disso irá, naturalmente, monitorizar cada entrega e saldo.
Como lida com o stock de segurança?
Direi que agora estamos conscientemente a manter excesso de stock. Anteriormente era equivalente a uma unidade, ou seja, 100% da exposição de produtos na sala. Agora, vendo como o sistema funciona, os nossos stocks de segurança para alguns artigos, por exemplo, para bebidas espirituosas fortes, acabaram de diminuir para 25% da exposição na sala (o stock de segurança foi reduzido em 75%). Para todas as outras posições, o MySales ajudou-nos a reduzir o excesso de stock em 50%.
O nosso sortido está a crescer, o número de artigos está a aumentar. O armazém não é ilimitado e, portanto, com o aumento do número de artigos, é necessário reduzir o stock dos produtos existentes. Começámos desde o ano passado: redução do stock de segurança em 25%, ou seja, a cobertura passou para 75% - e absolutamente não sentimos esta diminuição. Agora continuamos a reduzir ainda mais e ainda não vemos quaisquer perdas. Idealmente, deveríamos abandonar completamente o stock de segurança e deixar a previsão totalmente ao MySales. Mas aqui existe algum receio de picos de vendas imprevisíveis: quando uma pessoa vem e diz: "Dá-me três caixas deste vinho," e temos literalmente 12 garrafas nas prateleiras (uma caixa de 12 garrafas). Por isso, temos receio de que não chegue. Mas por agora, temos suficiente. O sistema analisa, baseia-se nas vendas de períodos passados, sazonalidade, etc. e mantém um certo stock.
É difícil monitorizar um número enorme de SKUs?
É desafiante. Temos 7 000 artigos e 2 lojas, mas uma pessoa gere-os. Se o número de lojas aumentar, ainda planeamos geri-los com apenas uma pessoa. O sistema é altamente escalável. Na prática, o especialista de logística passa cerca de 2-3 horas por dia nos cálculos de encomendas.
A forma como estruturamos o nosso trabalho é que às 16h verificamos as vendas do dia e as entregas planeadas para amanhã. Ou seja, durante a noite tudo isso é recolhido e às 5h o carro está carregado com uma encomenda para o centro de distribuição. Como resultado, em 12 horas conseguimos fazer encomendas, processá-las, enviá-las para o armazém, o armazém recolhe e às 6 da manhã o carro já está com os produtos na loja.
Com que frequência ocorrem erros nas encomendas?
Vou contar uma história de ontem. O armazém a preparar a entrega para o nosso Mechnikov contactou-nos. Os separadores veem visualmente que há excesso de stock em certas posições. Olharam para as vendas recentes - 4 unidades por semana, e há 50 unidades no armazém. A questão vai para o especialista de logística. "Porquê?". A primeira hipótese é um erro do sistema. Após verificação, determinámos que trouxemos todos esses excessos de stock deliberadamente através de controlo manual. Mais uma vez, confirmámos que não há erros do sistema. Os erros ocorrem apenas quando as pessoas interferem com o sistema (ri-se :)) Portanto, é assim: se ninguém interferir com a previsão do sistema, tudo corre bem. As pessoas estão interessadas em trabalho criativo, não em cálculos de rotina.