Implementação do MySales no Sviy Market.
Mesmo a guerra não é razão para adiar a implementação de projetos importantes. Em 2022, a cadeia de supermercados Sviy Market, da Ucrânia Ocidental, abandonou o fornecedor existente para automatizar as previsões e encomendas com o MySales. Com 99% dos SKUs encomendados automaticamente, há muito menos espaço para erros humanos, o que impacta particularmente a qualidade das decisões de encomenda para vendas promocionais. A guerra introduziu muitos fatores desconhecidos no processo de previsão, como um aumento extremo da procura, perturbação do ritmo das entregas, alterações no sortido e quebras devidas a cortes de energia. Tudo isso não facilita o funcionamento ótimo do MySales. No entanto, a longo prazo, Andrii Glushko (CIO do Sviy Market) está convicto de que a automatização reduzirá as quebras e aumentará as vendas.
— Conte-nos sobre o Sviy Market. Que formato de loja operam?
— O Sviy Market é uma cadeia de lojas de conveniência. A nossa loja típica tem cerca de 100 metros quadrados com cerca de 2500 SKUs alimentares e não-alimentares. Em algumas lojas vendemos carne a peso, noutras apenas carne embalada.
Temos produção própria - um laboratório dedicado de onde entregamos produtos aos pontos de venda. A maioria dos mercados tem também pequenas instalações de produção para pizza, cachorros quentes e café. A menor loja ocupa 50 metros quadrados, a maior - 400 metros quadrados, mas já não abrimos lojas tão grandes.
— Quantas lojas estão operacionais hoje?
— Em março de 2023, 49 pontos de venda operam sob a marca Sviy Market, dos quais 10 são franchisados. No ano passado, fechámos duas lojas porque decidimos não manter lojas não rentáveis. Abrimos uma nova. A nossa cadeia opera em Lviv e na região de Lviv, temos o nosso próprio centro de distribuição.
— Qual é o vosso público-alvo?
— As nossas lojas estão tipicamente localizadas nas proximidades de instituições de ensino e residências universitárias. Também temos mercados em zonas residenciais. O nosso objetivo é atrair um público jovem, uma vez que têm maior poder de compra.
— O sortido difere dependendo da localização?
— Temos clusters de sortido, mas não há dois mercados com exatamente o mesmo sortido.
— Por que razão contactou o MySales?
— Procurámos automatizar e centralizar totalmente o processo de encomenda de produtos. Vale a pena mencionar como funciona a nossa logística. Há fornecedores que entregam produtos diretamente às lojas, sem passar pelo centro de distribuição. Na maioria dos casos, são produtos de grupos frescos: leite, pão, enchidos. Os restantes produtos passam pelo centro de distribuição. Antes da integração MySales, tínhamos cerca de 90% dos SKUs encomendados centralmente. Agora este indicador é 99%. Ou seja, praticamente todo o sortido de todas as lojas é encomendado através do MySales. Com algumas exceções, não permitimos que as lojas ajustem manualmente as encomendas. Enviamos as encomendas calculadas pelo MySales aos fornecedores. Estamos atualmente nas etapas finais da integração do MySales para encomendas a fornecedores terceiros, mas também estamos a trabalhar em conjunto na transição da nossa própria produção para o MySales.
— Por que decidiu mudar o seu sistema de reposição automática?
— Na Ucrânia, estamos numa época em que os fornecedores de software percebem que a procura por implementação diminuiu devido à guerra, pelo que estão dispostos a fazer mais concessões. Portanto, pode-se aproveitar o momento para automatizar os processos de negócio a um custo menor. Estamos também a implementar atualmente um sistema CRM.
— Qual é a quota das vendas em promoção na sua faturação?
— Emitimos um folheto com várias ofertas promocionais para um período de 2 semanas. Antes da guerra, as vendas promocionais geravam 15-17% da faturação. Depois a guerra começou, e até por volta de agosto, não fizemos qualquer promoção. Os fornecedores não estavam prontos para oferecer quaisquer ofertas promocionais. Antes da guerra, o folheto tinha tipicamente 250 artigos. No verão emitimos o primeiro folheto com 50 posições. Atualmente, as promoções representam cerca de 10% das vendas.
— Por que decidiu instalar o módulo de promoções do MySales?
— Antes do MySales, calculávamos as previsões para vendas promocionais em Excel, e com trabalho manual há uma elevada probabilidade de erros. Precisávamos de uma solução automatizada. Carregámos todo o histórico de dados sobre atividades promocionais de dois anos para o MySales. E agora vemos que o módulo de promoções MySales suaviza as flutuações estatísticas, tem melhor em conta a elasticidade da procura e a possível canibalização.
— 2022 é provavelmente o momento mais difícil para integrar novos sistemas relacionados com previsão automatizada para os retalhistas ucranianos, porque tudo está a mudar e há muitos fatores externos que não obedecem às regras padrão de sazonalidade, feriados, alterações meteorológicas. Ou seja, fatores completamente diferentes sobrepõem-se, que são difíceis de calcular por qualquer sistema informático. Como avaliaria as previsões do MySales em relação às vendas reais?— Não estou pronto para dizer em números, vou explicar porquê. Em primeiro lugar, houve mudanças selvagens na procura. Um exemplo marcante é fevereiro de 2022. A 24 de fevereiro, as nossas vendas triplicaram. O pico de vendas do período de Ano Novo foi significativamente inferior ao habitual. Consequentemente, pedimos ao MySales para excluir as vendas de fevereiro do cálculo, uma vez que é claro que estes não são dados relevantes para cálculos futuros.
A partir de outubro, houve problemas com eletricidade em todo o país, e nem sempre tínhamos dados de vendas atualizados, o que afetou os cálculos. O ritmo das entregas mudou. Muitas quebras deveram-se a cortes de energia, pelo que este não é um problema do MySales.
Deve também notar-se que o MySales precisa de ter um histórico mais longo para prever as vendas de novos produtos. O programa começa a prever bem a partir da 3ª semana. A função de atribuição de um análogo nem sempre funciona, porque por vezes é difícil encontrar um equivalente. E o nosso sortido mudou em 50% no último ano.
— Qual é a razão?
— Durante muito tempo, alguns fornecedores não enviavam produtos devido à destruição das instalações de produção. Depois começaram as negociações, porque não queriam ajustar as condições do acordo. Portanto, até acordarmos condições aceitáveis com os fornecedores, isso também afetou o sortido disponível. Decidimos importar alguns produtos nós próprios. Estão a ocorrer mudanças no mercado de fornecedores e distribuição, os distribuidores estão a consolidar-se. Muito do sortido mudou, o que afeta negativamente a possibilidade de prever com precisão.
— Quais são os resultados mais importantes da implementação do MySales na sua opinião?
— Chegámos perto de 100% de centralização das encomendas, o que teria sido difícil de alcançar com o sistema antigo. O segundo é um módulo de promoções eficaz. A principal vantagem é que agora estes processos são feitos num sistema automatizado, que é bastante fácil de gerir. Não precisamos de gastar muitos recursos a trabalhar com ele. No futuro, planeamos usar o módulo de preços do MySales, que permite ter em conta os preços dos concorrentes.
— Neste momento, é difícil analisar os resultados da implementação do MySales devido aos fatores que mencionou. Quais são as suas expectativas a longo prazo?
— Os nossos objetivos a longo prazo com a implementação do MySales são aumentar a faturação em 5% e reduzir as quebras em 15-20%. Isso pode ser alcançado reduzindo os inventários de produtos. A previsão e a encomenda automatizadas podem aumentar as vendas, desde que a taxa de rotação atual dos produtos seja mantida. A longo prazo, estes são objetivos bastante alcançáveis.
Texto: Yulia Belinska
Fotos: Sviy Market
Publicado originalmente em: https://retailers.ua/news/tehnologii/13487-andriy-glushko-sviymarket-zaraz-mojna-skoristatisya-momentom-dlya-avtomatizatsiyi-biznes-protsesiv-menshim-koshtom