Proiectul de integrare MySales și Drogas în Letonia și Lituania
MySales ajută comercianții cu producerea de prognoze de vânzări mai precise și automatizate, valorificând tehnologia sa de deep learning. Drogas, lanțul lider de retail pentru casă și frumusețe din Letonia, a implementat MySales acum doi ani și jumătate. În acest an (2022), MySales a fost lansat la Drogas în Lituania.
În interviu, Artyom Usakov (Manager Lanț de Aprovizionare) și Igor Scebrin (Director Comercial) de la Drogas vorbesc despre obiectivele pe care automatizarea prognozei vânzărilor a ajutat să le atingă, care au fost criteriile lor de selecție a furnizorului de tehnologie de prognoză și de ce au decis să meargă cu MySales.
— Spuneți-le cititorilor mai multe despre Drogas.
— Drogas operează în Letonia și Lituania, face parte din A.S. Watson Group, care are peste 16.000 de magazine în Europa și Asia. A.S. Watson Group activează în 35 de piețe și în fiecare piață este fie lider, fie unul dintre lideri în segmentul produselor de sănătate, frumusețe și produse pentru casă. Drogas activează în segmentul igienei, cosmeticelor și bunurilor de uz casnic. Avem 95 de magazine pe piața letonă și 55 în Lituania. Drogas este lanțul de retail lider în segmentul sănătate și frumusețe în statele baltice.
— Cine sunt clienții dvs.?
— Produsul nostru se adresează tuturor categoriilor de vârstă și buget din piața de masă. De obicei, clientul nostru este o femeie cu vârsta cuprinsă între 18 și 65 de ani.
— Cum este determinat sortimentul magazinului?
— Sortimentul depinde de mărimea magazinului. Există locații cu o suprafață de 100 mp și 400 mp, dar acestea sunt mai degrabă excepții. Suprafața standard a magazinului nostru este de 250-300 mp.
— Spuneți-ne despre magazinul dvs. online, cât de important este pentru afacerea dvs.?
— Nu considerăm un site web doar ca un magazin online. Acesta agregă toate informațiile despre produse, proiectele noastre, compania, sfaturi și trucuri. Clienții pot verifica recenziile scrise de alți clienți. Vedem mulți clienți care se familiarizează cu produsele online și se îndreaptă spre magazin pentru a face o achiziție. Pentru noi nu contează cu adevărat dacă cumpără online sau offline. Ne considerăm un comerciant O+O (offline plus online). Pentru o Letonie relativ mică, avem o acoperire destul de mare de magazine fizice. Dacă faci 15 minute prin centrul orașului Riga, vei întâlni 13-15 magazine Drogas. În Letonia, jumătate din populație trăiește și/sau lucrează în capitală și avem jumătate din magazinele noastre situate aici. Pentru magazinele situate la distanță de mers pe jos, este mai ușor să alegi produsul pe cont propriu decât să comanzi online. Ambuteiajele din Riga nu sunt cu adevărat o problemă suficient de mare pentru a descuraja vizitarea magazinelor. Nu avem mall-uri uriașe unde durează 30 de minute să mergi de la parcarea la magazin. Restricțiile Coronavirus în magazinele fizice au făcut cel mai bun marketing pentru cumpărăturile online. De îndată ce au fost eliminate, vânzările în magazinele fizice au crescut imediat.
— Publicul dvs. este destul de mare și divers. Există o serie de motive, factori, preferințe pentru diferitele sale segmente. Ce factori influențează cel mai mult vânzările pentru afacerea dvs.?
— Există mulți factori și sunt relevanți nu doar pentru afacerea noastră, ci pentru întreaga industrie de retail. Acestea sunt sezonalitatea, sărbătorile locale, vremea, turismul, preferințele consumatorilor, tendințele, prețurile și promoțiile. De exemplu, recent cosmeticele coreene au fost deosebit de populare în toată Europa de Est. Este aproape imposibil pentru o ființă umană să analizeze totul, deci este nevoie de ajutorul algoritmilor. În trecut, managerii de magazine comandau mărfuri în compania noastră. Era ineficient. Calitatea comenzilor depindea de persoane a căror expertiză nu se baza cu adevărat pe comandarea mărfurilor. Puteau vedea vânzările propriului magazin, dar nu tendințele generale. Eram dependenți de o persoană în cazul schimbărilor de personal. Va putea noul manager să comande mărfuri eficient? Și calitatea, să spunem, era „medie". Colegii noștri din alte țări ne-au spus că au făcut teste și cel mai bun manager de magazin comanda mărfuri la nivelul comenzii automate. În loc să se ocupe de comandă, managerii de magazine se pot concentra pe îmbunătățirea operațiunilor din magazin prin servirea clienților, pregătirea magazinului pentru lucru, pregătirea mărfurilor pentru prezentare etc. De aceea am început să căutăm o soluție pentru a automatiza procesul de comandă. Existau deja soluții operaționale pentru aceasta în cadrul altor lanțuri ale A.S. Watson Group. Lista noastră scurtă consta din doi furnizori: MySales, care era deja folosit într-una dintre afacerile A.S. Watson la acel moment, și un alt sistem bine-cunoscut care opera într-un alt lanț de retail din grup. Am discutat cu colegii noștri din diferite departamente ale companiei care foloseau MySales. În final am ajuns la concluzia de a merge înainte cu modulul de prognoză a vânzărilor MySales și de a rămâne cu instrumentul nostru actual de comandă automată. Până acum nu am decis să trecem la modulul de reaprovizionare automată MySales din cauza efortului semnificativ necesar pentru o astfel de migrare. Încărcăm prognozele MySales în soluția pe care am folosit-o anterior.
— De ce ați ales MySales?
— Era important pentru noi să menținem la minimum numărul de persoane implicate în lucrul cu sistemul și cât de autonom este acesta.
O soluție alternativă implica un efort uman semnificativ mai mare.
Merită menționat că afacerea noastră din Letonia și Lituania folosesc două instanțe de sistem diferite, deoarece au baze de date separate. Același produs de la același furnizor pentru piețe diferite are numere de articol și SKU-uri diferite. Piețele letonă și lituaniană în ceea ce privește vânzările sunt radical diferite. În Lituania, magazinele noastre sunt mai axate pe frumusețe. Pe lângă frumusețe, produsele pentru îngrijire personală și casă sunt solicitate în Letonia. Cu tipare de vânzări diverse, specificuri diferite ale magazinelor și alte produse de top, două sisteme de comandă automată sunt o necesitate. Am văzut că o echipă de trei persoane poate controla confortabil comenzile în aproximativ 90 de magazine din Letonia. În prezent, o echipă de patru persoane controlează comenzile în două sisteme paralele pentru două țări. Conform estimărilor noastre, pentru un sistem alternativ ar fi necesare 15-20 de persoane. Nu pot spune cu adevărat dacă MySales este mai precis decât cealaltă soluție la care ne-am uitat. Cu siguranță exista mai puțină automatizare acolo. Pentru noi era crucial că MySales permite o automatizare semnificativă a procesului și menține resursele necesare pentru întreținerea sa la un nivel rezonabil.
— Care departamente din cadrul companiei dvs. sunt implicate în lucrul cu modulul de prognoză a vânzărilor MySales?
— Este departamentul comercial care cuprinde logistica, magazinul online, planogramele, analitica, managerii de categorie și chiar unii specialiști în marketing. Doar HR și Finanțe nu sunt implicate.
— Ce dificultăți ați întâlnit în faza de implementare?
— O dificultate neașteptată s-a dovedit a fi că era greu pentru directorii de magazine să se îndepărteze de procesul de comandă. A existat o problemă de încredere. Anterior, ei controlau acest lucru și acum li se ia. A fost un moment din punct de vedere psihologic dificil pentru ei.
A trebuit, de asemenea, să reconstruim o mulțime de procese. Departamentul de comenzi a fost creat de la zero cu proceduri noi. Sistemul necesită completarea de noi parametri. În toate planogramele, a trebuit să setăm indicatorii x, y, z pentru produs și a trebuit să îmbunătățim calitatea programelor de comandă de la furnizori. Multe procese au fost renovate pentru a se potrivi noului sistem și a-l face să funcționeze. În timpul procesului de implementare, am văzut anomalii, adică o discrepanță între ceea ce ne așteptam și ceea ce s-a întâmplat efectiv. Am contactat echipa MySales, care a studiat problema și a implementat rapid modificările necesare. Sistemul este auto-învățare și în fiecare lună devine mai bun. Întâlnim din ce în ce mai puține anomalii. La un moment dat, acum 2,5 ani, ceva s-a stricat, dar MySales a rezolvat totul rapid. După aceea, nu au existat defecțiuni majore.
— MySales subliniază importanța existenței unui istoric al vânzărilor și al tuturor activităților pentru ca sistemul să funcționeze corect.
— Într-adevăr, înainte de lansare, am petrecut mult timp pregătind date istorice despre vânzări, promoții și activități de marketing, astfel încât sistemul să aibă o bază pentru prognoză. Înainte de lansare, am discutat în detaliu cu echipa MySales toate nuanțele, inclusiv modul în care anumiți factori vor fi luați în considerare.
— Câți factori sunt luați în considerare în prognoză?
— Cu siguranță mai mult de 10 factori. Printre aceștia se numără vremea, sezonalitatea și activitățile concurenților. Rețineți că MySales este diferit pentru fiecare piață. După relansare, am făcut anumite optimizări în configurarea sistemului. Prin încercare și eroare, cu implicarea atât a noastră, cât și a MySales, am obținut un rezultat bun. Un alt punct important, există diferențe semnificative între Drogas și alt lanț de retail din A.S. Watson care a folosit deja MySales. Aceștia au propriul depozit și noi nu. Aceasta afectează semnificativ procesul și comenzile. Avem un partener 3PL care oferă servicii de logistică. Ei au propriul sistem, care nu este integrat cu al nostru. Prin urmare, MySales se concentrează doar pe prognozarea la nivel de magazin. Funcționează cu livrările către magazine, dar nu către un depozit centralizat.
— Pentru cât timp construiți o prognoză și cât de des este recalculată?
— Prognoza este recalculată zilnic. Intervalul de date al prognozei în viitor acoperă toate promoțiile active și activitățile de marketing. De îndată ce primim informații despre promoțiile următoare, acestea sunt adăugate în sistem și are loc recalcularea prognozei. În cazul modificărilor parametrilor de intrare, putem porni manual recalcularea în orice moment. De exemplu, regulile promoționale s-au schimbat și s-a solicitat recalcularea prognozei. Cu date proaspete, sistemul poate interpreta datele diferit pe baza celor mai recente vânzări. De exemplu, au trecut 6 luni de la ultima promoție similară. Același SKU care s-a vândut cu o reducere de 50% poate performa acum diferit. Există diverși factori care afectează vânzările de produse la un moment dat.
Rezultatele cooperării Drogas și MySales
— Ați atins rezultatele pe care le-ați stabilit ca obiective înainte de startul proiectului?
— Fără îndoială, da. Sistemul funcționează acum bine și asigură niveluri optime de stoc în magazinele noastre. Folosim mai mulți KPI-uri: indicatori calitativi ai stocurilor și disponibilitatea stocurilor (adică Stocuri cu Mișcare Lentă, Săptămâni de Acoperire). Există anumite cadre bugetare pe care trebuie să le îndeplinim și putem vedea că totul este în ordine.
Monitorizăm separat cele mai bune magazine și produsele de top pentru a asigura disponibilitatea acestora pentru datele apropiate. Un KPI important este Disponibilitatea pe Raft. Acest indicator este menținut la un nivel bun. Și dacă scade undeva, atunci în urma analizei putem identifica motivele. Recent aceasta este impactul Covid, crizelor logistice și energetice. În cele mai multe cazuri, aceasta nu are legătură cu MySales.
— În ce măsură coincid prognozele și vânzările efective?
— Nu am verificat specific, dar colegii de la MySales ne-au furnizat un raport conform căruia acuratețea prognozelor promoționale este la nivelul de 80%+, iar cele obișnuite la 90%+. Dacă prognoza este mai mică decât vânzările efective, atunci foarte repede vom primi feedback de la magazin că nu există suficient produs sau, dimpotrivă, că există prea mult. Putem urmări aceasta prin astfel de cereri. De ceva timp nu primim un astfel de feedback, ceea ce înseamnă că sistemul își face treaba.
— Cum gestionează MySales vânzările promoționale? Acesta este un domeniu important pentru un comerciant de piață de masă.
— Am avut uneori întrebări despre rezultatul prognozei promoționale. Am adresat întrebări reprezentanților MySales și ei au explicat rațiunea din spatele unui astfel de rezultat al prognozei. Am lucrat, de asemenea, la propriile noastre erori.
Aplicăm anumiți factori de gestionare a stocului de siguranță care ne permit să compensăm ușor efectul în cazul în care MySales greșește. Aplicăm un coeficient crescut pe produsele de top și în magazinele de top. Acesta este un fel de asigurare. Am dezvoltat și am adăugat independent acești coeficienți la setările MySales. Sistemul vă permite să adăugați parametri personalizați pentru fiecare magazin și produs.
— Puteți împărtăși alte rezultate de afaceri după implementarea MySales?
— Cu siguranță economisirea resurselor magazinului. În fiecare magazin am eliberat o persoană să lucreze direct la punctul de vânzare în loc să lucreze cu comenzile. Avem niveluri optime de stoc în magazine și menținem controlul asupra acestora - dacă 90 de persoane lucrează cu el și fiecare o face în felul propriu, nu poți numi asta cu adevărat un bun nivel de control. Aș dori să subliniez și simplitatea sistemului. Aceasta a fost o condiție obligatorie pentru noi. În prezent, prognoza vânzărilor pentru cele două afaceri ale noastre din două țări este realizată de MySales cu implicarea a doar 4 persoane în proces.
— Cât timp a durat de la alegerea MySales până la livrarea primei prognoze?
— În Letonia ne-a luat mai mult timp, pentru că am lucrat de la zero. Procedurile au trebuit să fie reproiectate, schimbul de informații și colaborarea dintre departamente trebuiau îmbunătățite. Am făcut o mulțime de teste: cum sunt transmise datele, cum le primesc furnizorii. Și când am făcut toată munca pregătitoare, mai existau anumite îngrijorări. Sistemul este nou, dar ce se va întâmpla? Am început cu migrarea furnizorilor mici, apoi a celor medii. Am conectat furnizorii mari unul câte unul, verificând rezultatele în fiecare caz. Din punct de vedere tehnic, procesul ne-a luat până la 6 luni, iar MySales 2-3 luni. În Lituania, procesul a decurs deja mai rapid. Din partea MySales, totul s-a întâmplat destul de simplu și rapid.
— Ce ați recomanda managerilor de top care se află acum pe calea implementării unui sistem automatizat de prognoză a vânzărilor în magazinele lor?
— Aș recomanda să nu se teamă și să încerce ceva nou. Dacă vorbim despre MySales, atunci pe o scară de 10 puncte, i-aș da 8-9 puncte. După ce ai învățat să lucrezi cu el cu un efort uman minim implicat, poți obține rezultate bune.