«Те, кто непосредственно задействован в процессе заказа, признают, что технология MySales действительно эффективна» — Алексей Кругликов

Точное прогнозирование продаж и оптимизация запасов — ключ к успеху в розничном сегменте. Инновационная технология MySales поддерживает в этой миссии ведущую продуктовую сеть Украины — Eko Market (eko.com.ua). В настоящее время она внедрена во всех магазинах сети для одной из наиболее сложных для планирования товарных групп: свежей продукции. В ближайшее время планируется расширить технологию MySales на все товарные группы магазинов Eko Market.

Алексей Кругликов (руководитель отдела управления запасами) и Сергей Притыкин (CIO) из Eko Market поделились с нами впечатлениями о MySales и рассказали о дальнейших планах розничной сети.

Алексей Кругликов****Какова была ваша главная мотивация при внедрении MySales? Каковы были ваши ожидания до начала проекта и в какой мере они оправдались?

Наша главная цель — минимизация так называемых «упущенных продаж». Из-за субоптимального прогнозирования продаж, которое приводило к неверным решениям в области заказов, у нас возникали проблемы с обеспечением наличия востребованных товаров в наших магазинах. Мы искали решение этой проблемы, которое при этом не приводило бы к затовариванию, особенно актуальному для товаров с коротким сроком хранения.

Каковы были ваши KPI?

Прежде всего — минимизация ошибок прогнозирования, которые приводили к неверным решениям по заказу. Автоматизация процесса имеет принципиальное значение, поскольку многие ошибки были обусловлены человеческим фактором, например, небрежностью из-за спешки. Мы хотели, чтобы заказы формировались на основе полностью автоматизированных прогнозов продаж. При этом для нас важно, чтобы система позволяла детально анализировать прогноз и рекомендацию по заказу. Во-вторых, мы стремимся избавить сотрудников от рутинной работы и создать среду, в которой они могут развиваться в тех областях, которые не поддаются автоматизации.

И наконец, мы сосредоточились на повышении качества обслуживания наших покупателей. Ведь это главный показатель успеха компании.

В-третьих, мы сосредоточились на повышении качества обслуживания наших покупателей. Это главный показатель успеха нашей компании.

MySales позволил нам достичь этих целей. Он определённо экономит время наших сотрудников. Их технология прогнозирования учитывает множество факторов: сезонность, погоду, макроэкономические показатели, обменные курсы и многое другое. Ни один человек не способен учесть это в ручном прогнозе. Например, чем жарче лето, тем сильнее растут продажи мороженого и воды. Если температура на улице поднимается выше 30 градусов по Цельсию, продажи могут вырасти даже в десять раз. Человеку невероятно сложно точно рассчитать эту зависимость, тогда как система выстраивает её мгновенно. Мы провели пилотное внедрение на свежей продукции — наиболее сложной для прогнозирования группе товаров. MySales отлично справился с задачей улучшения прогнозов продаж и оптимизации уровня запасов на наших складах.

Как бы вы описали систему автозаказа MySales?

Автозаказ основан на нескольких ключевых параметрах. Главный параметр — прогноз продаж, построенный MySales. Второй параметр — страховой запас, который также рассчитывается MySales. Мы отвечаем за подготовку графика дат поставок, на основе которого рассчитывается количество дней, на которые формируется заказ. Последний параметр — минимальный уровень запасов, желательный для наличия в торговом зале магазина в целях выкладки, также называемый презентационным запасом.

Могли бы вы описать пример работы с MySales?

Давайте возьмём молоко в качестве примера и покажем, как работает автозаказ MySales. Поставщик молока доставляет товар в определённые магазины. Каждая доставляемая упаковка содержит определённое количество продукции. Частота поставок, как правило, составляет три, пять или семь раз в неделю в зависимости от региона и магазина. Частота поставок молока достаточно высока, то есть заказы могут формироваться практически ежедневно. В MySales мы прописали минимальный запас для каждого SKU, определяемый графиком поставок и прогнозом продаж. Мы также учитываем накладные расходы и страховой запас на определённое количество дней. После этого мы вычитаем текущий остаток, вычитаем период транзита товаров и в результате получаем нашу нетто-потребность. Весь этот процесс автоматизирован в MySales. Как наша центральная команда, так и магазины могут в любое время проверить рекомендованный системой заказ. При необходимости мы всегда можем внести изменения в заказ и уведомить поставщика. В настоящее время заказ отправляется поставщику после подтверждения нашим сотрудником, однако в ближайшем будущем планируется перейти к полностью автоматизированному рабочему процессу.

Как часто вам приходится корректировать прогнозы и рекомендации по заказу, предоставляемые MySales?

По итогам 3 месяцев работы с продуктом MySales мы получили очень небольшое количество корректировок от магазинов. Причины правок в основном связаны с тем, что на данный момент только сам магазин может отслеживать, например, фактическое наличие товара в магазине, поэтому пока ещё возможны ручные корректировки.

Какие товарные группы получили наибольший экономический эффект от внедрения MySales?

Наибольший эффект наблюдается по товарам с длительным сроком хранения — 1–2 месяца. Практически нет необходимости в ручном вмешательстве. Того же можно достичь для товаров с более коротким сроком хранения, если ввести партионный учёт и RFID-метки. Будущее выглядит многообещающе!

Как ваши сотрудники отреагировали на это нововведение?

Откровенно говоря, реакция была разной. Конечно, часть членов команды восприняла новшество с энтузиазмом. Как правило, это молодые люди. Определённая часть сотрудников была скорее скептически настроена, однако открытого противодействия мы не встретили. Главный вывод, которым хочу поделиться: те, кто непосредственно задействован в процессе заказа, считают MySales эффективным и экономящим их время инструментом. Он действительно позволяет им уделять больше ресурсов более творческим задачам, требующим человеческого участия. По нашему анализу, сотрудники тратят значительно меньше времени на процесс заказа при улучшении его качества. Для магазинов со сбалансированным ассортиментом и эффективным персоналом MySales практически незаметно помогает достигать отличных результатов на уровне магазина.

Как внедрение системы MySales повлияло на доступность товаров в магазинах вашей сети?

Что касается доступности товаров, мы уже видим улучшение, однако говорить об этом подробнее пока рано. Мы используем систему только три месяца. Главное, что хочу отметить: время обработки заказов сократилось в 2–3 раза. Считаю это огромным успехом! Мы также видим улучшение ряда качественных показателей: выкладка товаров, их внешний вид, точность информации о скидках и акциях. Как я уже упоминал, прогнозирование MySales в настоящее время работает только в сегменте свежей продукции. Мы идём шаг за шагом, но в конечном итоге планируем развернуть его на все товарные категории.

Намеренно ли вы выбрали одну из наиболее сложных для прогнозирования товарных групп для тестирования?

Да, безусловно. Мы на самом деле приятно удивлены качеством прогнозирования. Точность прогноза MySales значительно выше, чем у любой другой системы прогнозирования, с которой мне приходилось работать. Одной из распространённых причин неудач нашего прогнозирования в прошлом была неспособность точно измерить влияние цены на продажи. В отличие от систем, люди не всегда успевают пересчитать прогнозы после изменения цены. Огромное преимущество MySales в том, что он делает это автоматически. Мы уже видим значительное сокращение упущенных продаж и избыточных запасов, которые приводили к списаниям испорченной еды и плохому денежному потоку.

Каковы ваши планы на будущее?

Мы планируем внедрить прогнозирование MySales для всех групп товаров. На данный момент оно работает в 105 магазинах в группе свежей продукции. Кроме того, планируем создать так называемое автоматизированное рабочее место, которое позволит нашим сотрудникам видеть всю аналитику по: движению товаров, продажам, списаниям, возвратам, поступлениям, ценам и т.д. Некорректные данные иногда являются причиной неверных решений по заказу сейчас. Далее мы хотим разработать гибкую формулу заказа, которую можно адаптировать под потребности различных товарных категорий. Это позволит нам сохранить изолированную логику заказа для разных товаров. В дальнейшей перспективе мы стремимся создать модули для контроля заказов и других процессов.

После масштабирования MySales на всю нашу сеть магазинов и добавления постепенных улучшений эффект от этой технологии определённо возрастёт. По моей оценке, прямо сейчас мы видим лишь 5% от того, чего можно добиться с точки зрения общей оптимизации с помощью этого инструмента. Я достаточно уверен в этом. Как только мы докажем в нашей компании, что автоматизированным прогнозам можно доверять, мы продолжим двигаться вперёд. Ещё так много возможностей для роста. А если мы будем грамотно это реализовывать, результаты могут быть невероятными!

Сергей Притыкин****Расскажите о себе вкратце.

Я работаю в IT уже 15 лет, из которых 12 — в ритейле. Можно сказать, я знаю эту сферу изнутри. Я структурирую свою работу так, что 40% времени уходит на управление IT-операциями, а оставшиеся 60% я резервирую для поддержки исследований и создания условий для новых бизнес-инициатив, связанных с технологиями.

Как начался проект с MySales?

Проект начался с демонстрации продукта его создателем, Алексеем Ивасюком, руководству нашей компании. Система прогнозирования MySales, по нашему мнению, очень инновационна. Наше руководство одобрило её и поддержало внедрение.

Каковы основные этапы внедрения MySales?

До начала проекта нам пришлось разработать логику управления графиками поставок. Это достаточно сложный рабочий процесс, учитывая, что в нашей розничной сети он часто меняется. Далее необходимо было провести интеграцию с MySales. Никаких сложностей не возникло, всё прошло быстро. Полторы недели с учётом всех разработок. Мы планируем больше инвестировать в эту интеграцию, однако она уже работает стабильно и практически без проблем. Не потребовалось нанимать дополнительный персонал — мы справились собственными ресурсами.

Что уже достигнуто и каковы дальнейшие ожидания от MySales?

Эта автоматизация бизнес-процессов направлена на снижение операционных затрат. Наша цель — улучшить качество работы без увеличения численности персонала. Мы хотим освободить сотрудников от монотонного и рутинного труда, чтобы они могли сосредоточиться на повышении эффективности продаж и качества обслуживания наших покупателей. Мы постоянно работаем над повышением квалификации нашего персонала и стремимся удерживать наиболее квалифицированных сотрудников.

MySales помог нам быстро решить три главных задачи. Во-первых, минимизировать ошибки персонала. Во-вторых, повысить производительность труда сотрудников за счёт расширения их компетенций. И наконец, снизить негативные последствия для бизнеса от ошибок персонала. Мы ожидаем сокращения списаний испорченной еды благодаря улучшению процесса заказа. Говорить об этом пока рано, однако мы уже видим, что люди, задействованные в процессе заказа, тратят на него значительно меньше времени. Ожидаем ещё более высоких результатов по другим товарным группам.

Исходный источник (RU): https://medium.com/mysales-labs/%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-mysales-labs-%D0%B2-%D1%8D%D0%BA%D0%BE-%D0%BC%D0%B0%D1%80%D0%BA%D0%B5%D1%82%D0%B5-eec0a50e82fd