Проект інтеграції MySales та Drogas у Латвії та Литві
MySales допомагає рітейлерам формувати більш точні та автоматизовані прогнози продажів, використовуючи технологію глибокого навчання. Drogas, провідна мережа товарів для дому та краси в Латвії, впровадила MySales два з половиною роки тому. Цього року (2022) MySales було запущено в Drogas у Литві.
В інтерв'ю Артьом Усаков (менеджер з управління ланцюгом поставок) та Ігор Щебрін (комерційний директор) з Drogas розповідають про цілі, яких допомогла досягти автоматизація прогнозування продажів, якими були їхні критерії вибору постачальника технологій прогнозування та чому вони вирішили обрати MySales.
— Розкажіть читачам більше про Drogas.
— Drogas працює в Латвії та Литві та є частиною групи A.S. Watson Group, яка має понад 16 000 магазинів у Європі та Азії. A.S. Watson Group працює на 35 ринках і на кожному з них є лідером або одним із лідерів у сегменті товарів для здоров'я, краси та дому. Drogas працює у сегменті товарів для гігієни, косметики та дому. У нас 95 магазинів на латвійському ринку та 55 — у Литві. Drogas є провідною роздрібною мережею у сегменті товарів для здоров'я та краси в країнах Балтії.
— Хто є вашими покупцями?
— Наш продукт орієнтований на всі вікові та цінові аудиторії масового ринку. Зазвичай наш покупець — жінка від 18 до 65 років.
— Як визначається асортимент магазину?
— Асортимент залежить від розміру магазину. Є локації площею 100 кв.м і 400 кв.м, але це радше виняток. Стандартна площа нашого магазину — 250–300 кв.м.
— Розкажіть про ваш інтернет-магазин, наскільки він важливий для вашого бізнесу?
— Ми розглядаємо веб-сайт не лише як інтернет-магазин. Він агрегує всю інформацію про продукти, наші проекти, компанію, поради та лайфхаки. Покупці можуть ознайомитися з відгуками інших клієнтів. Ми бачимо, як багато покупців знайомляться з товарами онлайн, а потім йдуть до магазину, щоб здійснити покупку. Для нас не принципово, купують вони онлайн чи офлайн. Ми вважаємо себе O+O (офлайн плюс онлайн) рітейлером. Для відносно невеликої Латвії у нас досить висока щільність фізичних магазинів. Якщо пройти 15 хвилин центром Риги, ви зустрінете 13–15 магазинів Drogas. У Латвії половина населення живе та/або працює в столиці, і половина наших магазинів розташована тут. Для магазинів у пішій доступності зручніше самостійно вибрати товар, ніж замовляти онлайн. Пробки в Ризі — не настільки велика проблема, щоб відмовлятися від відвідування магазинів. У нас немає величезних торговельних центрів, де до магазину потрібно йти 30 хвилин від парковки. Обмеження Коронавірусу в офлайн-магазинах зробили найкращий маркетинг для онлайн-шопінгу. Як тільки їх скасували, продажі у фізичних магазинах одразу зросли.
— Ваша аудиторія досить велика та різноманітна. Існує безліч мотивів, факторів, вподобань для її різних сегментів. Які фактори найбільше впливають на продажі у вашому бізнесі?
— Факторів дуже багато, і вони актуальні не лише для нашого бізнесу, а й для всієї роздрібної індустрії. Це сезонність, місцеві свята, погода, туризм, споживчі вподобання, тенденції, ціни та акції. Наприклад, нещодавно корейська косметика стала особливо популярною по всій Східній Європі. Людині практично неможливо проаналізувати все це, тому потрібна допомога алгоритмів. У минулому керівники магазинів замовляли товари в нашій компанії. Це було неефективно. Якість замовлення залежала від людей, чия компетенція насправді не полягала в замовленні товарів. Вони могли бачити продажі свого магазину, але не загальні тенденції. Ми залежали від конкретної людини у випадку кадрових змін. Чи зможе новий керівник ефективно замовляти товари? І якість, скажімо, була «середньою». Наші колеги з інших країн розповідали, що вони проводили тести, і найкращий керівник магазину замовляв товари на рівні автоматичного замовлення. Замість того щоб займатися замовленнями, керівники магазинів можуть зосередитися на покращенні роботи магазину — обслуговуванні покупців, підготовці магазину до роботи, підготовці товарів до презентації тощо. Ось чому ми почали шукати рішення для автоматизації процесу замовлення. В інших мережах A.S. Watson Group вже були операційні рішення для цього. Наш шорт-лист складався з двох постачальників: MySales, яким вже користувався один із бізнесів A.S. Watson на той час, та ще однієї відомої системи, що працює в іншій роздрібній мережі групи. Ми поговорили з нашими колегами з різних підрозділів компанії, які використовували MySales. Зрештою ми дійшли висновку перейти на модуль прогнозування продажів MySales і залишити наш поточний інструмент автозамовлення. Поки що ми не вирішили переходити на модуль автоматичного поповнення MySales через значні зусилля, необхідні для такої міграції. Ми завантажуємо прогнози MySales у рішення, яке ми використовували раніше.
— Чому ви обрали MySales?
— Для нас було важливо мінімізувати кількість людей, задіяних у роботі із системою, та рівень її автономності.
Альтернативне рішення передбачало значно більший обсяг ручної праці.
Варто зазначити, що наш латвійський та литовський бізнес використовують два різних екземпляри системи, оскільки мають окремі бази даних. Один і той самий товар від одного постачальника для різних ринків має різні артикули та SKU. Латвійський та литовський ринки з точки зору продажів кардинально відрізняються. У Литві наші магазини більше орієнтовані на красу. Крім краси, в Латвії також популярні товари для особистого догляду та дому. З різними моделями продажів, різними особливостями магазинів та іншими топовими товарами дві системи автозамовлення — необхідність. Ми побачили, що команда з трьох осіб здатна комфортно контролювати замовлення приблизно в 90 магазинах Латвії. Наразі команда з чотирьох осіб контролює замовлення в двох паралельних системах для двох країн. За нашими оцінками, для альтернативної системи знадобилося б залучити 15–20 осіб. Я не можу впевнено стверджувати, чи є MySales точнішим за інше рішення, яке ми розглядали. Безперечно, там було менше автоматизації. Для нас принципово, що MySales забезпечує суттєву автоматизацію процесів і утримує необхідні ресурси для його підтримки на розумному рівні.
— Які підрозділи вашої компанії задіяні в роботі з модулем прогнозування продажів MySales?
— Це комерційний відділ, що охоплює логістику, інтернет-магазин, планограми, аналітику, категорійних менеджерів і навіть деяких фахівців з маркетингу. Тільки HR та фінансовий відділ не задіяні.
— З якими труднощами ви зіткнулися під час впровадження?
— Несподіваною труднощю виявилося те, що директорам магазинів було важко відмовитися від участі в процесі замовлення. Виникло питання довіри. Раніше вони контролювали цей процес, а тепер контроль у них забирають. Для них це був психологічно важкий момент.
Нам також довелося перебудувати багато процесів. Відділ замовлень було створено з нуля з новими процедурами. Система вимагає заповнення нових параметрів. У всіх планограмах нам довелося встановити показники x, y, z для товарів, і нам потрібно було підвищити якість графіків замовлень від постачальників. Багато процесів було перероблено відповідно до нової системи та для її функціонування. У процесі впровадження ми помічали аномалії — тобто розбіжності між тим, що очікували, і тим, що відбувалося насправді. Ми зверталися до команди MySales, яка вивчала проблему та швидко вносила необхідні зміни. Система самонавчається і щомісяця стає кращою. Ми стикаємося з дедалі меншою кількістю аномалій. У якийсь момент 2,5 роки тому щось зламалося, але MySales швидко все вирішив. Після цього серйозних збоїв не було.
— MySales наголошує на важливості наявності історії продажів і всіх активностей для коректної роботи системи.
— Справді, перед запуском ми витратили багато часу на підготовку історичних даних про продажі, акції та маркетингові активності, щоб система мала основу для прогнозування. Перед запуском ми детально обговорили з командою MySales всі нюанси, зокрема як будуть враховуватися певні фактори.
— Скільки факторів враховується в прогнозі?
— Однозначно більше 10 факторів. Серед них — погода, сезонність та активність конкурентів. Майте на увазі, що MySales є різним для кожного ринку. Після перезапуску ми провели певні оптимізації в налаштуванні системи. Методом спроб і помилок, за участі як нашої команди, так і MySales, ми отримали хороший результат. Ще один важливий момент: між Drogas та іншою роздрібною мережею з A.S. Watson, яка вже використовувала MySales, є суттєві відмінності. У них є власний склад, а в нас немає. Це суттєво впливає на процес і замовлення. У нас є 3PL-партнер, який надає логістичні послуги. У нього є власна система, яка не інтегрована з нашою. Тому MySales орієнтується виключно на прогнозування на рівні магазину. Він працює з поставками до магазинів, але не до централізованого складу.
— На який термін ви будуєте прогноз і як часто він перераховується?
— Прогноз перераховується щодня. Горизонт прогнозу в майбутньому охоплює всі активні акції та маркетингові активності. Щойно ми отримуємо інформацію про наступні акції, вона вноситься до системи і відбувається перерахунок прогнозу. У разі зміни вхідних параметрів ми можемо вручну запустити перерахунок у будь-який час. Наприклад, змінилися умови акції — ми запитуємо перерахунок прогнозу. З новими даними система може по-іншому інтерпретувати дані на основі останніх продажів. Наприклад, пройшло 6 місяців після останньої схожої акції. Та сама SKU, що продавалася зі знижкою 50%, зараз може поводитися по-іншому. Є різні фактори, що впливають на продажі товарів у будь-який конкретний момент часу.
Результати співпраці Drogas та MySales
— Чи досягли ви результатів, які ставили як цілі перед початком проекту?
— Без сумніву, так. Система зараз добре працює і забезпечує оптимальний рівень запасів у наших магазинах. Ми використовуємо кілька KPI: якісні показники запасів та їх доступність (тобто повільно обертовані запаси, тижні покриття). Є певні бюджетні рамки, які нам необхідно виконувати, і ми бачимо, що все в порядку.
Ми окремо моніторимо найкращі магазини та топові товари, щоб забезпечити їх наявність на найближчі дати. Важливим KPI є наявність товару на полиці. Цей показник підтримується на хорошому рівні. А якщо десь знижується, то в результаті аналізу ми можемо встановити причини. Нещодавно це вплив Covid, кризи логістики та енергетики. У більшості випадків це не пов'язано з MySales.
— Наскільки прогнози збігаються з фактичними продажами?
— Ми спеціально не перевіряли, але колеги з MySales надали нам звіт, що точність промоційних прогнозів становить 80%+, а регулярних — 90%+. Якщо прогноз нижчий за фактичні продажі, то дуже швидко ми отримаємо зворотний зв'язок від магазину, що товару не вистачає або, навпаки, його занадто багато. Ми можемо відстежувати це за такими запитами. Деякий час ми не отримуємо такого зворотного зв'язку, що означає: система справляється.
— Як MySales справляється з промоційними продажами? Це важлива сфера для масового рітейлера.
— Іноді у нас виникали питання щодо результатів промоційних прогнозів. Ми запитували представників MySales, і вони пояснювали логіку такого прогнозу. Ми також працювали над нашими помилками.
Ми застосовуємо певні коефіцієнти управління страховим запасом, які дозволяють нам дещо нівелювати ефект у разі помилки MySales. Ми застосовуємо підвищений коефіцієнт для топових товарів та топових магазинів. Це своєрідна страховка. Ми самостійно розробили та додали ці коефіцієнти до налаштувань MySales. Система дозволяє додавати власні параметри для кожного магазину та товару.
— Чи могли б ви поділитися іншими бізнес-результатами після впровадження MySales?
— Однозначно — економія ресурсів магазинів. У кожному магазині ми звільнили одну людину для роботи безпосередньо в торговій точці, а не для роботи із замовленнями. Ми маємо оптимальний рівень запасів у магазинах і контролюємо його — якщо 90 людей працюють із цим і кожен робить це по-своєму, це важко назвати хорошим рівнем контролю. Хочу також підкреслити простоту системи. Це було для нас обов'язковою умовою. Наразі прогнозування продажів для двох наших бізнесів у двох країнах здійснюється MySales силами лише 4 осіб, задіяних у цьому процесі.
— Скільки часу пройшло від вибору MySales до отримання першого прогнозу?
— У Латвії це зайняло у нас більше часу, тому що ми працювали з нуля. Процедури потрібно було переробити, покращити обмін інформацією та взаємодію між підрозділами. Ми провели безліч тестів: як передаються дані, як їх отримують провайдери. І коли ми виконали всю підготовчу роботу, певні побоювання все одно залишалися. Система нова, але що буде? Ми почали з переведення невеликих постачальників, потім середніх. Великих постачальників підключали по одному, перевіряючи результати в кожному випадку. З технічної точки зору процес зайняв у нас до 6 місяців, а у MySales — 2–3 місяці. У Литві процес пройшов значно швидше. З боку MySales все відбулося досить просто та швидко.
— Що б ви порекомендували топ-менеджерам, які зараз перебувають на шляху до впровадження автоматизованої системи прогнозування продажів у своїх магазинах?
— Я б рекомендував не боятися і пробувати щось нове. Якщо говорити про MySales, то за 10-бальною шкалою я б поставив 8–9 балів. Навчившись працювати з нею за мінімальної участі людини, можна досягти хороших результатів.